勤怠管理システムとは、従業員の勤怠データを正確に記録・保管できるITシステムです。手作業による勤怠管理が不要になるため、業務効率化や法令遵守の徹底に役立ちます。
幅広い業種・規模の企業で導入が進んでいる勤怠管理システムですが、自社にとっての導入効果が分からないと感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では勤怠管理システムの必要性や基本機能をはじめ、導入するメリットや注意したいデメリットをまとめて解説します。最後にはおすすめの勤怠管理システムを比較形式で紹介するので、導入に迷っている企業はぜひ参考にしてください。
| ・手作業による勤怠管理をデジタル化したい ・勤怠管理システムについて詳しく知りたい ・自社に合った勤怠管理システムが分からない ・まずは見積もりを取ってから考えたい 上記のお悩みがある方は、こちらのボタンからお気軽にお問い合わせください。 |
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤データを正確に記録・管理するためのITシステムです。従来のタイムカードやエクセルではなくデジタルシステムによって管理することで、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
勤怠管理システムには勤怠の打刻機能に加え、労働時間の管理や休暇申請といった、さまざまな機能が搭載されているのが特徴です。リモートでの出退勤管理が可能になるので、テレワークやフレックス制を導入している企業にも重宝します。
近年では多種多様な勤怠管理システムが登場しており、企業の規模や業種を問わず便利に活用可能です。業務のデジタル化を進める第一歩としても、勤怠管理システムは汎用性の高いツールといえるでしょう。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムには、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ以下のような違いがあるため、自社に合った種類を選択することが大切です。
| 勤怠管理システムの種類 | 特徴 |
|---|---|
| クラウド型 | ・インターネット経由でシステムを利用 ・初期費用が安く、スピーディーな導入が可能 ・企業側の保守やメンテナンスの負担が少ない |
| オンプレミス型 | ・自社内にサーバーを設置する形態 ・セキュリティ性が高い ・カスタマイズ性にも優れている |
ここからは、クラウド型とオンプレミス型の特徴を詳しく解説します。
クラウド型：導入コストが安い
クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じてサービスを利用するタイプです。自社内に専用のサーバーを設置する必要がなく、初期費用を抑えられます。
また、システムの保守や運用も提供会社が担当するため、企業側の負担が少ないのも魅力です。月間または年間での契約が一般的で、IT部門が十分に整備されていない企業でも、クラウド型なら簡単に導入できます。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、テレワークが進んでいる企業も使いやすいでしょう。中小企業によく選ばれるタイプですが、自社でカスタマイズして使用することはできません。
オンプレミス型：セキュリティ性が高い
オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社のサーバーやネットワーク内にシステムを構築して運用するのが特徴です。勤怠管理に関するデータを自社内で管理するため、セキュリティ性に優れています。情報漏洩リスクを最小限に抑えられるので、機密情報を多く扱う業種や大規模な企業におすすめです。
またオンプレミス型はオフライン環境でも使用できるほか、社内規定や業務プロセスに合わせてカスタマイズして運用できます。クラウド型では対応しきれない特殊な要件にも、柔軟に対応できるのがポイントです。
しかし自社にシステムを構築するため初期費用が高額で、システムの保守・運用にもランニングコストがかかります。
勤怠管理システムの導入目的・必要性
勤怠管理システムを導入する目的としては、主に業務効率化や法令遵守、正確な労働時間管理などが挙げられます。
現代は勤務スタイルや雇用形態も多様化しており、従来の手作業では正確に勤怠管理を行うことが困難になってきました。そんなときに勤怠管理システムを導入すれば、集計ミスや不正のリスクを減らせるだけでなく、担当者の負担軽減にもつながります。
また近年では働き方改革や法改正の影響により、従業員の労働時間を正確に記録し、適切に管理する責任が求められています。実際に厚生労働省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の把握について以下のように記載されていました。
| 使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること （１）原則的な方法使用者が、自ら現認することにより確認すること タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とし 確認し、適正に記録すること |
正しい方法で勤怠管理を行わなければ、法令違反により罰則を受ける可能性もあります。企業のコンプライアンスを強化する意味でも、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。
勤怠管理システムを導入する5つのメリット
機能が豊富な勤怠管理システムですが、導入によってどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、勤怠管理システムの導入によって得られる5つのメリットを解説します。
- 勤怠管理業務の効率化につながる
- 法令遵守を徹底できる
- 労働時間や残業時間を正確に管理できる
- 勤怠の不正を防止できる
- リモートワークや直行直帰に対応できる
それぞれ詳しく解説するので、自社にとって導入効果が高いか見極める参考にしてください。
1. 勤怠管理業務の効率化につながる
勤怠管理システムを導入すれば、出退勤データの自動集計や休暇の申請・承認などをデジタル上で完結できるため、勤怠管理業務を効率化できます。
従業員がスマホやICカードで打刻した情報もリアルタイムで反映されるので、手作業による集計や確認も必要ありません。
手入力によるミスや時間のロスを減らせるのはもちろん、管理業務の効率化によって他の業務に集中できる時間が増え、生産性の向上につながるのもメリットです。また勤怠管理システムを給与システムと連携すれば、給与計算のスピードアップも期待できます。
2. 法令遵守を徹底できる
勤怠管理システムでは労働時間や休憩時間の管理を正確に行えるため、労働基準法などの法令遵守を徹底できるのもメリットです。法令遵守のための確認作業も自動化されるため、煩雑な手続きを簡素化しつつコンプライアンスを強化できます。
また2019年には、法改正によって「客観的な記録による労働時間の把握」が法的義務になりました。
| 労働安全衛生法第66条の8の3 事業者は第66条の8第1項又は前条第1項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働 省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない 労働安全衛生規則第52条の7の3 第1項：法第66条の8の3の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナ ルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。 第2項：事業者は前項に規定する方法により把握した労働時間の状況の記録を作成し、3年間保存するための必要な措置を講じなければならない。 |
このように、労働時間の未把握は法令違反の対象となるので注意が必要です。企業のモラルにも影響するため、勤怠管理システムを導入して労働基準監督署からの指摘を未然に防ぎましょう。
3. 労働時間や残業時間を正確に管理できる
勤怠管理システムを使えば、リアルタイムで従業員の労働時間や残業時間を把握できるため、働きすぎや残業超過を防止できます。特に長時間労働が発生しがちな職場では、残業時間を自動で集計してアラートを出す機能が便利です。
正確に勤務時間を把握することで、給与計算のミスや従業員の過少・過大申告を防ぐことができます。勤怠データの一元管理だけでなく、月をまたいだ平均残業時間の分析や改善にも活用できるので、働き方改革の推進にも有効です。
4. 勤怠の不正を防止できる
多くの勤怠管理システムには、従業員の不正打刻や虚偽申告の防止に役立つ機能が搭載されています。
例えば生体認証（指紋・顔認証）や位置情報機能を利用すれば、本人以外による代行打刻や不正な勤務時間の記録を防ぐことが可能です。データの改ざんも困難なため、信頼性の高い勤怠管理が実現するでしょう。
従業員がシステム上で打刻内容を確認・修正できるシステムなら、不正の抑止にもつながります。
5. リモートワークや直行直帰に対応できる
クラウド型の勤怠管理システムを使えば外出先からでも打刻できるので、リモートワークや直行直帰が多い企業に便利です。スマホやPCからの打刻もでき、多様な働き方の実現や従業員の働きやすさ向上に貢献します。
顔認証やGPS機能が搭載されたシステムなら、管理者にとっても従業員にとっても透明性が高い勤怠管理が可能になるでしょう。
勤怠管理システムを導入する3つのデメリット
勤怠管理システムは多くのメリットをもたらす一方、導入にともなう課題や注意点もあります。
- 導入までに時間がかかる
- 就業規則に柔軟に対応できない
- 費用対効果に見合わない可能性がある
ここからは、勤怠管理システムを導入する3つのデメリットを見ていきましょう。
1. 導入までに時間がかかる
勤怠管理システムを導入するには、社内での運用方法の見直しや従業員への説明といった事前準備が必要です。システムの設定やデータの移行、初期設定などにも労力を要するため、導入までに時間がかかるでしょう。
特に、大規模な組織や複雑な勤怠ルールを持つ企業では、システムのカスタマイズやテスト導入にさらに手間取る可能性があります。オンプレミス型は自社内でのシステム構築も必要なので、計画的に導入を進めることが大切です。
2. 就業規則に柔軟に対応できない
勤怠管理システムには多数の標準機能が搭載されていますが、企業独自の就業規則や特殊な勤務形態に対応しきれないケースも少なくありません。
運用上の制約が生じる可能性もあるので、自社独自のルールがある場合は導入前にシステムの対応可否を確認することが大切です。システム選定時には、カスタマイズの柔軟性がある製品を選ぶようにしましょう。
3. 費用対効果に見合わない可能性がある
勤怠管理システムの利用には、初期費用やランニングコストがかかります。複数の料金プランが用意されているのが一般的ですが、企業規模や運用人数によっては期待していた効果が得られず、コストに見合わないと感じる場合もあるので注意が必要です。
例えば、利用頻度が低い機能を含む高額なシステムを導入すると、コストパフォーマンスが低くなる可能性があります。特に小規模な企業ではコストが負担になりやすいため、費用と機能のバランスを確認するのがポイントです。
事前に導入目的を明確にしたうえで、必要な機能が搭載されたシステムを選びましょう。
勤怠管理システムでできることは？基本機能一覧
勤怠管理システムには、打刻や自動集計以外にも便利な機能が多数搭載されています。標準装備されている機能はシステムによって異なりますが、基本機能の一覧を以下にまとめてみました。
| 基本機能 | 特徴 |
|---|---|
| 打刻機能 | ・従業員が出退勤の時刻を打刻できる機能 ・スマホやPC、タブレット端末から簡単に打刻が可能なシステムが多い |
| 自動集計・データ保管機能 | ・打刻データを自動で集計し、労働時間や残業時間を算出する機能 ・過去のデータも長期間保存できる |
| 勤怠申請・承認機能 | ・従業員が休暇、残業などの勤怠申請をシステム上で行い、上司が承認できる機能 ・記録も自動で残る |
| アラート・リマインド機能 | ・勤怠状況に応じて、必要なタイミングでアラートやリマインドを送信する機能 ・長時間労働の警告や残業時間の上限超過アラートを自動で通知し、法令遵守をサポートする |
| シフト作成機能 | ・小売業などでシフトを組む際に利用できる機能 ・従業員の勤務時間や希望シフトを考慮し、自動的にシフトを作成したり調整したりできる |
| 給与システムや労務管理システムとの連携機能 | ・他システムとの外部連携機能 ・給与計算システムと連携させれば、労働時間や残業時間のデータを直接給与計算に反映させられる |
ここからは勤怠管理システムでできることを詳しく解説するので、どの機能が自社に必要かチェックしてみてください。
打刻機能
打刻機能は、従業員が出退勤や休憩開始・終了の時間を打刻できる機能です。従来のタイムカードや手書きの記録とは異なり、ICカード・生体認証・スマホアプリ・PCなどさまざまなデバイスに対応したシステムが多い傾向にあります。
また顔認証やGPS機能が搭載されたシステムなら、正確な位置情報の把握や不正防止も可能です。勤怠管理システムの中核ともいえる機能なので、多様な打刻方法に対応しているシステムを選ぶと利便性が高まるでしょう。
自動集計・データ保管機能
打刻データを自動で集計し、労働時間や残業時間を算出する機能です。月次の勤怠データを手作業で計算する必要がなくなり、集計ミスを防止できます。データはリアルタイムで確認できるので、労働時間の把握も容易になるのが魅力です。
また過去の勤怠データも、クラウドやオンプレミスで安全に長期保存できます。必要なときに迅速にデータを抽出できるので、法令遵守や勤怠に関するトラブル防止にも有効です。
勤怠申請・承認機能
従業員が休暇申請や残業申請をシステム上で行い、上司が承認できる機能です。紙の申請書やメールを使わずに手続きが完了するため、申請・承認のスピードが大幅に向上します。
なかには、有給休暇の申請で残りの取得可能日数が自動計算されるシステムもあり、従業員も管理者も確認の手間を省けます。独自のワークフローがある場合は、承認フローをカスタマイズできる勤怠管理システムがおすすめです。
アラート・リマインド機能
従業員の勤怠状況に応じて、必要なタイミングでアラートやリマインドを送信する機能です。長時間労働の警告や残業時間の上限超過アラートを自動で通知し、法令遵守をサポートします。
申請や承認が遅延している場合にもリマインドが送信されるため、スムーズに業務を進行できるのがメリットです。打刻忘れといった勤怠管理の漏れを防げるので、特に多数の従業員を抱える企業には便利な機能でしょう。
シフト作成機能
システム上で勤務シフトを作成し、従業員に共有できる機能です。従業員ごとの希望シフトや勤務可能日を登録しておけば、自動でシフトを作成したり調整したりもできます。
さらにシフトの変更や欠勤対応などもリアルタイムで反映されるため、管理者の手間がかかりません。シフト作成機能はオプションとして提供されることが多いですが、小売業や飲食業など店舗を持つ業種には重宝します。
給与システムや労務管理システムとの連携機能
勤怠管理システムのなかには、他のシステムと連携可能なものも多く展開されています。勤怠データを給与システムや労務管理システムと連携することで、データの二重入力を防ぎ、業務効率を向上できるのがメリットです。
例えば給与計算システムと連携させれば、労働時間や残業時間のデータを直接給与計算に反映できます。手動でのデータ入力や計算が不要になるので手間を簡素化できるほか、ミスのない正確な給与計算を実現できるでしょう。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムと一口にいっても豊富な製品があり、どのように選ぶか迷う企業も多いのではないでしょうか。勤怠管理システムを選ぶ際は、主に以下5つのポイントに着目することが大切です。
- システムの対応範囲とコストは妥当か（自社に必要な機能はあるか）
- 給与計算や労務管理システムと連携できるか
- 操作性（全従業員にとって使いやすいか）
- 打刻機能が豊富か
- サポート体制は整っているか
- セキュリティ性は高いか
まずは勤怠管理システムの導入によって「どの業務まで効率化したいのか」を決めておくのがポイントです。高機能なシステムほど料金も高くなるので、コストと機能性のバランスが良い製品を選定しましょう。
また勤怠管理システムの選び方は、事業規模によっても異なります。ここからは中小企業・大企業それぞれに適したシステムの選び方を解説するので、ぜひ参考にしてください。
大企業：カスタマイズ性の高さに注目
大企業は従業員数が多く、部署や業務内容によって勤怠ルールが異なることも少なくありません。そのため勤怠管理システムも、さまざまな就業形態に対応できるようカスタマイズ性の高さに注目して選ぶのがおすすめです。
具体的には、複雑な承認フローへの対応や独自の就業規則に基づいた機能の追加が可能な製品が適しています。
また他のシステムとの連携機能や個別に設定可能なワークフロー機能のほか、大規模データの処理能力やセキュリティ対策が十分であるかも重要な選定基準となるでしょう。
中小企業：コストや操作性を重視
中小企業の場合は、予算内で効率的に運用できるシステムを選ぶのがポイントです。初期費用やランニングコストが大きな負担になりえるため、コストパフォーマンスに優れたシステムを選びましょう。
また勤怠管理業務を専任で行う人員が少ない場合は、誰でも簡単に操作できる直感的なUIを持つシステムが望ましいです。操作性が高いシステムなら、導入後もスムーズな運用が期待できます。
「コストを可能な限り抑えたい」「導入後の運用が不安」という企業には、初期費用が安いクラウド型やサポート体制が充実したシステムがおすすめです。
勤怠管理システムの導入手順
ここからは、初めて勤怠管理システムを導入する企業に向けて、導入ステップを解説します。
- 勤怠管理システムの導入目的を明確にする
- 導入するシステムを選定する
- 従業員に機能や操作方法を説明する
- 勤怠管理システムのテスト導入・試運転をする
- 評価を確認後、本格的に導入する
勤怠管理システムの導入を成功させるには、正しい手順を踏むことが大切です。各手順について、以下で詳しく見ていきましょう。
1. 勤怠管理システムの導入目的を明確にする
まずは、勤怠管理システムを導入する目的を整理しましょう。勤怠管理業務の効率化・法令遵守の強化・不正防止・リモートワーク対応など現状の課題を洗い出し、課題に対応するシステムの要件を明確にすることが重要です。
具体的な課題や目標を設定しておけば、システム選定や運用の計画も立てやすくなります。反対に導入目的が曖昧なままだと、システム運用の方向性が定まらなくなるので注意が必要です。
2. 導入するシステムを選定する
導入目的が明確になったら、企業の規模やニーズに合った勤怠管理システムを選定します。システムの種類をはじめ機能性やコスト、サポート体制などを考慮したうえで最適なシステムを選びましょう。
操作性や機能性に不安がある場合は、無料トライアルやデモを依頼するのもひとつの方法です。実際の使い勝手も考慮しながら、複数のシステムを比較検討してください。
3. 従業員に機能や操作方法を説明する
システムを選定後は、従業員にシステムの操作方法や新しい勤怠管理ルールを説明します。従業員がスムーズにシステムを使用できるよう、マニュアルや操作説明会を設けてサポートすることが大切です。
現場で混乱が生じないよう、従業員が抱える疑問や不安に対応しながら理解を深めてもらいましょう。
4. 勤怠管理システムのテスト導入・試運転をする
勤怠管理システムの本格導入前に、テスト導入を行いましょう。一部の部署や従業員で試運転を行い、システムの問題点や課題を洗い出します。
システムが企業の就業規則や業務フローに適合するか確認するのはもちろん、エラーや不具合がある場合にはこの段階で改善策を練ることが重要です。従業員からのフィードバックも集め、システム設定や運用フローの最適化を図ってください。
なおあくまでもテスト導入なので、自社での運用が難しい場合は本格導入をしないという選択肢もあります。
5. 評価を確認後、本格的に導入する
テスト導入による評価に問題なければ、勤怠管理システムの本格導入に進みます。本格導入の際には、設定の最終確認や必要に応じて追加のトレーニングを実施しましょう。
運用開始後も、定期的にシステムのパフォーマンスや課題をチェックし、継続的に改善や調整を行うことが大切です。
【比較表】おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理システムを選ぶ際は、費用と機能性のバランスを考慮することがポイントです。以下に、おすすめの勤怠管理システム・サービスの比較表をまとめたので、どのシステムを導入するか迷っている企業はぜひ参考にしてください。
| サービス名 | 利用できる機能 | システムの種類 | 特徴 | おすすめの人（企業） | 料金プラン | セキュリティ性能 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ジンジャー勤怠 | ・出退勤管理 ・自動集計 ・各種申請、承認 ・シフト管理 ・有給管理 ・予実管理 ・アラート機能ほか | クラウド型 | ・変形労働時間制やフレックスタイム制などの勤務形態を従業員個人単位で設定 ・シンプルな操作画面で直感的使用可能 ・スマホアプリ機能が豊富で、外出先や移動中からの確認が簡単 ・ジンジャー人事労務や給与と連携可能 | ・大企業 ・勤務形態が多様な企業 | ・月額料金：330円×利用者数 【サポートプラン】 ・Selfプラン：無料 ・Essentialプラン：11,000 円/月 ・Basicプラン：プロダクト料金合計額の30 %/月 ・Professionalプラン：プロダクト料金合計額の50 %/月 | ・サーバー、データベース構成にて冗長化対策 ・システム監視 ・第三者による脆弱性診断 ・不正アクセス防止 ・全通信の暗号化ほか |
| キングオブタイム | ・残業時間の管理 ・スケジュールやシフトの管理 ・フレックス、変形労働制への対応 ・ワークフロー設定機能 ・休暇管理機能 ・アラート機能 ・各種ソフトとの連携機能 | クラウド型 | ・PCでの打刻をはじめ、顔認証や指紋認証など働き方に合わせた打刻方法が豊富 ・使いやすいシンプルで分かりやすい画面構成 ・すべての機能が使えて一律300円というコスパの良さ ・専門スタッフによるサポート体制が充実 | ・中小企業 ・小規模事業者 | ・初期費用無料 ・月額料金：330円×登録人数 | ・サーバー機器の2重化 ・ファイアウォールによるサービスの絞込み ・SQLインジェクション対策 ・ブルートフォースアタック対策 ・クロスサイトスクリプティング対策ほか |
| マネーフォワード勤怠 | ・勤怠管理機能 ・休暇管理機能 ・ワークフロー設定機能 ・異動予約機能 ・サービス連携機能 | クラウド型 | ・シフト機能や自動集計機能、ICカードで勤怠管理を効率化 ・残業や休暇の申請、承認がWebで完結 ・基本勤務制、シフト制、裁量労働制、フレックスタイム制などさまざまな就業ルールに対応 ・異常な打刻、残業時間が一定時間を超えた場合、36協定の遵守状況などをアラートで管理 | ・個人事業主 ・中小企業 ・大企業 | ・スモールビジネス（月額プラン）：4,378円/月 ・ビジネス（月額プラン）：6,578円/月 ・51名以上の法人：※ | ・アクセス権の適切な制限 ・二段階認証を用いた不正アクセスの防止 ・本人確認データの完全削除 ・フィッシング、スパイウェア対策 |
| AKASHI | ・多彩な打刻機能 ・36協定設定 ・アラート機能 ・他社サービスとの連携 ・テレワーク機能 ・承認機能 ・管理機能（プレミアムプラン） ・シフト作成機能（プレミアムプラン） ・ポイント管理（プレミアムプラン） | クラウド型 | ・打刻方法が豊富でリモートワークを推進 ・工数管理で業務を可視化 ・店舗を持つ業種に便利なシフト作成機能を搭載 ・カフェテリアプラン対応で福利厚生にも役立つ | ・大企業 ・福利厚生に力を入れている企業 ・勤務形態が多様な企業 | ・初期費用無料 ・タイムレコーダープラン（月額料金）：220円/人 ・スタンダードプラン（月額料金）：330円/人 ・プレミアムプラン（月額料金）：440円/人 | ・ソニーグループのセキュリティやbit-driveのネットワーク基盤を利用 |
勤怠管理システムによって機能や料金プランが異なるので、自社に合っているかを確認したうえで導入しましょう。
勤怠管理システムを導入して業務効率化を目指そう
本記事では、勤怠管理システムの重要性や基本機能、メリット・デメリット、おすすめの勤怠管理システムなどを解説しました。勤怠管理システムとは、従業員の出退勤データを正確に記録かつ管理するITシステムです。
手作業による勤怠管理が不要になるため、業務の効率化やミスの軽減につながります。勤怠管理を正確に行えるので、労働基準法をはじめとする法令遵守の徹底にも効果的でしょう。
導入する勤怠管理システムは、効率化したい業務範囲や費用対効果を見極めたうえで選ぶことがポイントです。
| 以下の問題でお悩みの方は、こちらのボタンからぜひお気軽にお問い合わせください。 ・勤怠管理システムについて詳しく知りたい ・自社に合った勤怠管理システムが分からない ・自社に適切なプランが知りたい ・導入にどのくらい費用がかかるのか知りたい |
