病院をはじめとした医療機関での勤怠管理を効率的に進めたい場合は、病院向けの勤怠管理システムの導入がおすすめです。医療業界ならではの職種や働き方にも対応しており、手間をかけずとも勤怠を集計できます。
本記事では、病院向けの勤怠管理システムを導入するメリットや選び方などについて紹介します。記事の後半では、おすすめの勤怠管理システムも紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。
病院向けの勤怠管理システムとは？
病院向けの勤怠管理システムを利用することで、病院独自の職種や働き方に関わらず、勤怠管理を効率化できます。
病院やクリニックをはじめとした医療機関では、特殊な勤務形態や業界独自の法令により、勤怠管理の方法が複雑です。そのため、通常の勤怠管理システムでは対応が難しく、かえって手間がかかってしまうケースが少なくありません。
ただ、勤怠管理システムのなかには、病院での利用を想定して作られた病院向けのシステムも存在しています。病院での勤怠管理を実施する場合は、病院向けの勤怠管理システムを利用すると効果的です。
病院の勤怠管理における課題
病院で勤怠管理をするうえでの課題は以下のとおりです。
- 特殊な職種や勤務形態に対応しなければならない
- 様式9への対応やシフト作成に手間がかかる
- 複数拠点におけるタイムカードでの勤怠管理が難しい
- 働き方改革に対応しなければならない
それぞれ解説します。
特殊な職種や勤務形態に対応しなければならない
病院などの医療機関では、医師や看護師、その他事務員など、さまざまな職種が存在しています。また、夜勤や当直を含む3交代制や、変形労働時間制が採用されていることも多く、勤怠管理は複雑です。
これらを手作業で管理するとなると、かなりの手間がかかってしまいます。勤怠管理システムを導入する場合も、複雑な勤務形態に対応できるものでないと使いこなすのは困難です。
様式9への対応やシフト作成に手間がかかる
さまざまな職種、勤務時間帯が存在することにともない、シフトの作成業務が難航するのも病院における勤怠管理の課題です。各メンバーの勤務時間を正確に把握し、シフトに反映させたり、修正したりするのは手間がかかります。
また、医療機関ならではの課題として、様式9に沿った届出書を作成する手間がかかることも挙げられます。
様式9とは、「入院基本料などの施設基準に関する届出書の添付書類として使用されるフォーマットのことです。
厚生労働省によって定められた様式で、看護師の数や病棟日勤時間を正確に記録する必要があります。このように、勤務時間・シフト管理にかかる手間が、一般企業よりも多くかかるのが医療業界の現状です。
複数拠点におけるタイムカードでの勤怠管理が難しい
大規模病院のような複数拠点がある医療機関の場合、日報やタイムカードを毎日収集するのは困難です。一定の周期で勤怠状況を集計する必要がありますが、これらをリアルタイムでは把握できません。
加えて、複数拠点で各医療従事者の勤怠を管理するとなると、勤怠の集計や修正に膨大な手間がかかります。
働き方改革に対応しなければならない
2024年度から施行された「医師の働き方改革」により、勤怠管理が複雑化したのも課題の一つです。
医療業界では、勤務医の残業や連続勤務の多さが問題となり「医師の働き方改革」が施行されました。これにより、病院では医師の労働時間短縮計画や、B・C水準の管理といった、時間外労働の上限規制に対応する必要があります。
また、出退勤の正確な記録に加え、自己研鑽や外勤時間なども別途記録しなければなりません。柔軟に勤怠を管理する必要があり、通常の勤怠管理ツールを導入しただけでは業務を効率化できないのが現状です。
病院向けの勤怠管理システムを導入するメリット4つ
病院向けの勤怠管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。
- 勤務時間を正確に把握できる
- 多様な働き方に対応できる
- 複数の打刻手段を活用できる
- シフトや様式9の作成が容易になる
それぞれ解説します。
1.勤務時間を正確に把握できる
病院向けの勤怠管理システムでは、Web上に勤怠記録が記録されます。これにより、各職員の勤怠記録をリアルタイムで確認可能です。
また、残業や有給休暇も容易に申請が可能で、自動で勤怠に反映されるため、手間がかかりません。規定範囲を超えた時間外労働が発生しそうな場合にアラート通知が出されるシステムもあるため、働き方改革にも対応できます。
2.多様な働き方に対応できる
病院向けの勤怠管理システムは、医師や看護師といった医療機関独自の職種に対応しています。また、常勤・非常勤のような雇用形態に加え、夜勤や当直といった特殊な勤務形態にも柔軟に対応可能です。
職種毎に異なる集計方法であっても、容易に勤怠管理ができるようになるのはメリットといえるでしょう。
3.複数の打刻手段を活用できる
病院向けの勤怠管理システムにおける打刻方法は、パソコンに限られません。スマホやタブレット、ICカードなど複数のデバイスで打刻が可能です。
例えば、病院の医師や看護師は日々忙しく、病院内を常に移動していることが少なくありません。外勤や訪問、研修などによる外出も頻繁に発生するため、タイムカードの場所が固定されていると不便に感じるでしょう。
スマホやタブレットなど、遠隔でも打刻できる勤怠管理システムを活用することで、効率的に打刻できます。
4.シフトや様式9の作成が容易になる
病院向けの勤怠管理システムには、シフトの作成や管理業務を補助する機能が搭載されています。医療業界独自の職種や勤務形態にも対応しているほか、修正も容易なため、シフト作成にかかる負担を軽減できます。
また、なかには病院独自の書式である様式9の作成に対応しているシステムもあります。正確な記載が求められる書式に関しても、手間をかけることなく作成が可能です。
病院向け勤怠管理システムを選ぶ際の6つのポイント
病院向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のポイントに着目しましょう。
- 複雑な勤務形態に対応できるか
- シフトや様式9の作成機能が搭載されているか
- 自院に適した打刻手段があるか
- 他システムとの連携は容易か
- 操作性は高いか
- サポート体制が充実しているか
それぞれ解説します。
1.複雑な勤務形態に対応できるか
前述のとおり、病院における職種や勤務形態は多岐にわたります。そのため、以下の要素は事前に確認しておきましょう。
- 医師や看護師、事務員などの職種別に勤怠を管理できるか
- 夜勤や当直を含む3交代制に対応しているか
- 自己研鑽や外勤などを分けて勤怠を管理できるか
病院向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、これらの職種や勤務形態にも柔軟に対応できるツールを選ぶことが重要です。
2.シフトや様式9の作成機能が搭載されているか
病院のシフト作成には多くの手間がかかります。業務効率化のためにも、病院向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、シフト作成機能が搭載されているものを選びましょう。
加えて、様式9の作成機能もついているツールであれば、より業務の効率化につながります。勤務表から看護配置を書き写す手間を削減できるうえに、従来よりも正確に書類を作成できるようになります。
3.自院に適した打刻手段があるか
病院向けの勤怠管理システムにおける打刻手段は多岐にわたります。そのため、自院での利用に適した打刻手段があるものを選択しましょう。
例えば、大病院で勤務人数や職種が多く、院内外での移動が多い場合は、スマホなど遠隔で打刻できるものが望ましいでしょう。また、不正打刻が気になる場合は、ICカードや生体認証を活用した打刻手段を利用するのも効果的です。
これらの都合は各病院によって異なるため、自院に適した手段を選択しましょう。
4.他システムとの連携は容易か
病院向けの勤怠管理システムは、一般企業と同様に、経理や人事などの外部システムと親和性が高いものがおすすめです。勤怠情報を連携させることで、バックオフィス業務全体を効率化できます。
また、病院向けの勤怠管理システムでは、電子カルテとの連携に強みを持つシステムもあります。必要に応じて、自院に最適なものを選択しましょう。
5.操作性は高いか
勤怠管理システムの操作性は、システムの定着率や導入後の業務効率に大きく影響します。
医師や看護師のような職種は、多忙な人が大半です。利用方法が複雑で難解なシステムであれば、かえって業務効率を悪化させてしまう可能性があり、定着率が極めて低くなる可能性があります。
病院向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、シンプルで直感的に操作しやすいものを選択しましょう。
6.サポート体制が充実しているか
病院向けの勤怠管理システム導入時は、活用方法で疑問を感じる場面も出てきます。特に病院では、その業界特性から特殊な方法で活用されることもあり、慣れるまで時間がかかる場合もあるでしょう。
そのような場合でも、きめ細かいサポートがついているシステムであれば、スムーズに導入・利用を進められます。メールや電話のみでなく、チャット・画面共有付きのビデオ通話に対応しているものもあるため、必要に応じて選択しましょう。
病院に特化した勤怠管理システム5選
以下では、病院での利用に特化した勤怠管理システムを紹介します。
| サービス名 | 利用できる機能 | 特徴 | おすすめの人（企業） | 料金プラン | 打刻手段 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CAERU勤怠 医療 | ・打刻ミスのリアルタイムアラート ・AIによる勤怠の自動チェック | ・タイムレコーダーの無料レンタルが可能 ・料金が拠点毎に一律 ・各病院・クリニック向けにカスタマイズ可能 | 大病院など利用者数が多い病院・クリニックの担当者 | ・初期費用：無料 ・システム利用料：7,500円（税別）/1拠点 | ・PC ・タブレット ・ICカード | ・電話 ・メール |
| Vicsell 病院向け勤怠管理Ⅱ | タイムレコーダーとの連携給与システム・電子カルテとの連携様式9の作成・印刷 | 9,999通りのシフトマスタから部門ごとにシフトを作成可能 | シフト作成業務の効率化に重点をおく担当者 | 都度見積もり | タイムレコーダー | 不明 |
| Linkit メディカル | ・自動打刻 ・位置情報の確認 | ・ビーコンを活用した自動打刻 ・エリア毎の滞在時間も確認可能 ・他社勤怠システムとも連携可能 | ・複数拠点における勤怠管理を効率化させたい担当者 ・打刻漏れを防ぎたい担当者 | 都度見積もり | ビーコン | 不明 |
| CWS就業管理システム | ・ICカードでの打刻 ・長時間労働へのアラート | ・電子カルテやオーダリングシステムと連携可能 ・様式9にも対応 | ・電子カルテやオーダリングシステムとの連携を考えている担当者 | 都度見積もり | ・PC ・スマホ ・ICカード | 不明 |
| Olude | ・パターンパレット機能 ・常勤換算表出力機能 | ・多様な打刻手段 ・医師の働き方改革に対応 ・様式9や常勤換算表の出力にも対応 | ・医師の働き方改革への対応を急いでいる担当者 ・多様な打刻手法を活用したい担当者 | 都度見積もり | ・生体認証 ・QRコード ・スマホ ・ICカード | ・初期設定サポート ・ヘルプデスク |
1.CAERU勤怠 医療
CAERU勤怠 医療は、医療現場の勤怠管理に特化したクラウド型勤怠管理システムです。AIによる勤務予定と打刻実績の自動チェック機能が搭載されているため、勤怠管理にかかる手間を大幅に削減できます。
また、タイムレコーダーとして利用できるタブレットを無料でレンタルできるのもCAERU勤怠 医療の特徴です。導入に初期費用がかからず、拠点毎に料金が発生するシステムのため、規模の大きい病院・クリニックでも気軽に導入できます。
| 機能 | 打刻ミスのリアルタイムアラートAIによる勤怠の自動チェック |
| 料金体系 | 初期費用：無料システム利用料：7,500円（税別）/1拠点 |
| 特徴 | タイムレコーダーの無料レンタルが可能 料金が拠点毎に一律 各病院・クリニック向けにカスタマイズ可能 |
| おすすめの人 | 大病院など利用者数が多い病院・クリニックの担当者 |
2.Vicsell 病院向け勤怠管理Ⅱ
Vicsell 病院向け勤怠管理Ⅱは、豊富なシフトマスタが特徴の勤怠管理システムです。9,999通りのシフトマスタの中から、自院に合ったシフトを作成できます。
また、現在利用中のタイムレコーダーと連携し、勤務実績を自動収集できるのも同サービスの特徴です。電子カルテとの連携や、様式9の作成・印刷にも対応しているため、業務の効率化に幅広く貢献します。
| 機能 | タイムレコーダーとの連携給与システム・電子カルテとの連携様式9の作成・印刷 |
| 料金体系 | 都度見積もり |
| 特徴 | 9,999通りのシフトマスタから部門ごとにシフトを作成可能 |
| おすすめの人 | シフト作成業務の効率化に重点をおく担当者 |
3.Linkit メディカル
Linkit メディカルは、ビーコンを活用した自動打刻が特徴の勤怠管理システムです。利用者の端末を出退勤時に検知することで、自動的に打刻が完了するため、打刻漏れが発生しません。
また、各職員のエリア毎の滞在時間を確認できるのも、Linkit メディカルの特徴です。複数病院での勤務が必要な場合でも、問題なく勤怠を管理できます。
| 機能 | 自動打刻位置情報の確認 |
| 料金体系 | 都度見積もり |
| 特徴 | ビーコンを活用した自動打刻エリア毎の滞在時間も確認可能他社勤怠システムとも連携可能 |
| おすすめの人 | 複数拠点における勤怠管理を効率化させたい担当者打刻漏れを防ぎたい担当者 |
4.CWS就業管理システム
CWS就業管理システムは、医療機関特有の勤務形態にも対応している勤怠管理システムです。看護部門の勤務表作成や医師の日当直、オペ室の勤務待機などにも対応できます。
また、他社の給与システムのみでなく、電子カルテやオーダリングシステムと連携できるのもCWS就業管理システムの特徴です。
| 機能 | ICカードでの打刻長時間労働へのアラート |
| 料金体系 | 都度見積もり |
| 特徴 | 電子カルテやオーダリングシステムと連携可能様式9にも対応 |
| おすすめの人 | 電子カルテやオーダリングシステムとの連携を考えている担当者 |
5.Olude
OLude（オルデ）は、シフト、打刻、勤怠、月次まで一気通貫で管理可能な勤怠管理システムです。生体認証やQRコードなど、多様な打刻手段を活用できます。
OLudeでは、医師の働き方改革など、医療業界特有の勤怠管理に対応できます。例えば、以下のような時間もそれぞれ確認可能です。
- 自己研鑽時間
- インターバル時間
- 年間残業時間
- 代償休息時間
また、2クリックでシフトを作成できるほか、様式9や常勤換算表の作成にも対応可能です。他社給与システムとも連携可能なため、勤怠管理業務を全体的に効率化できます。
| 機能 | パターンパレット機能常勤換算表出力機能 |
| 料金体系 | 都度見積もり |
| 特徴 | 多様な打刻手段医師の働き方改革に対応様式9や常勤換算表の出力にも対応 |
| おすすめの人 | 医師の働き方改革への対応を急いでいる担当者多様な打刻手法を活用したい担当者 |
汎用型の病院向け勤怠管理システム5選
以下では、汎用性の高い病院向け勤怠管理システムを紹介します。
| サービス名 | 利用できる機能 | 特徴 | おすすめの人（企業） | 料金プラン | 打刻手段 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | ・時間外労働超過のアラート機能 ・シフト作成機能 | ・多様な打刻手段 ・医師の働き方改革へも対応 | ・導入実績を重視したい担当者 ・医師の働き方改革に対応したい担当者 | ・初期費用：無料・月額費用：800円/ID（医療機関向けセットプラン） | ・顔認証打刻 ・ICカード打刻 ・指静脈認証打刻 ・LINE打刻 など | ・電話 ・メール ・チャット |
| ジンジャー勤怠 | ・時間外労働超過のアラート機能 ・シフト管理、作成機能 | ・安価で導入可能 ・スマホアプリにも対応 ・手厚いサポート体制 | システムの利用料を安価に抑えたい担当者 | ・初期費用：無料 ・月額費用：300円〜/人 | ・PC ・スマホ ・ICカード ・タブレット など | ・電話 ・チャット ・Web会議ツール ・オンライン教材 ・セミナー など |
| KING OF TIME | ・スケジュール、シフト管理機能 ・残業時間の管理機能 ・ワークフロー機能 | ・豊富な打刻機能 ・安価で導入可能 ・充実したサポート体制 | ・システム利用料を抑えたい担当者 ・多様な打刻方法を活用したい担当者 | ・初期費用：無料 ・月額費用：300円〜/人 | ・PC ・スマホ ・ICカード ・生体認証 ・連携先システム など | ・チャット ・電話 ・オンラインヘルプ ・動画 |
| マネーフォワード クラウド勤怠 | ・カスタム自動集計 ・シフト管理 ・アラート機能 | ・さまざまな雇用形態に対応可能 ・マネーフォワード社製品と互換性が高い | マネーフォワード社の別製品を既に利用している担当者 | ・初期費用：無料 ・月額費用：2,980円〜/月（6名以上の場合は1人追加毎に300円） | ・PC ・スマホ ・ICカード ・iPad | ・メール ・チャット ・サポートサイト |
| AKASHI | ・シフト管理 ・36協定設定 ・アラート機能 | ・変形労働制に対応 ・3種のプランから選択可能 | 自院に必要な機能だけを安価で導入したい担当者 | ・初期費用：無料 ・月額費用：200円〜/人 | ・PC ・スマホ ・ICカード ・iPad ・生体認証 ・チャット | ・チャット ・マニュアル動画 ・ヘルプセンター |
1.ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計25万社以上の導入社数を誇る勤怠管理システムです。IT「ITトレンド」の年間ランキング2023では、勤怠管理・就業管理部門でNo.1に輝いています。
（参照：https://jobcan.ne.jp/）
ジョブカン勤怠管理は、医師の働き方改革に即した勤怠管理を実施できるのが特徴です。時間外労働の集計機能や、36協定で定められた範囲の限度時間超過を知らせるアラート機能などが搭載されています。
また、生体認証やLINE打刻など、多様な打刻手法を利用できるのも同サービスの特徴です。複雑なシフトパターンに対応したシフト作成機能も搭載されているため、医療業界でも問題なく活用できます。
| 機能 | 時間外労働超過のアラート機能シフト作成機能 |
| 料金体系 | 初期費用：無料月額費用：800円/ID（医療機関向けセットプラン） |
| 特徴 | 多様な打刻手段医師の働き方改革へも対応 |
| おすすめの人 | 導入実績を重視したい担当者医師の働き方改革に対応したい担当者 |
2.ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠は、低価格かつ使い勝手の良さが特徴の勤怠管理システムです。スマホアプリやタブレットでも利用できるほか、月額300円〜と手軽に導入を開始できます。
同サービスには、医療業界での勤怠管理に役立つ機能も搭載されています。B・C水準での管理や、職員個人単位での勤務形態の設定機能などがあり、病院でも問題なく活用が可能です。
また、AIによるチャットサポートや、Web会議ツールでの対面サポートも実施しているのもジンジャー勤怠の特徴です。ITツールの利用に慣れていない担当者でも、問題なく利用を開始できます。
| 機能 | 時間外労働超過のアラート機能シフト管理・作成機能 |
| 料金体系 | 初期費用：無料月額費用：300円〜/人 |
| 特徴 | 安価で導入可能スマホアプリにも対応手厚いサポート体制 |
| おすすめの人 | システムの利用料を安価に抑えたい担当者 |
3.KING OF TIME
KING OF TIMEは、370万人以上の利用者数を誇る勤怠管理システムです。複雑な要望にも対応可能なため、医療業界での導入実績も豊富です。
同サービスには、他のシステムよりも豊富な打刻機能が搭載されています。料金も月額300円からと、手軽に導入できる点もユーザーから評価されています。
また、導入後のサポートも充実しているのがKING OF TIMEの特徴です。専門スタッフによる無料サポートを受けられるほか、動画などのコンテンツも用意されています。
| 機能 | スケジュール・シフト管理機能残業時間の管理機能ワークフロー機能 |
| 料金体系 | 初期費用：無料月額費用：300円/人 |
| 特徴 | 豊富な打刻機能安価で導入可能充実したサポート体制 |
| おすすめの人 | システム利用料を抑えたい担当者多様な打刻方法を活用したい担当者 |
4.マネーフォワード クラウド勤怠
出典：勤怠管理システム – マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、集計管理業務や他ツールとの連携に強みをもつ勤怠管理システムです。
同サービスではさまざまな雇用形態に対応できるほか、シフト作成機能なども搭載されています。複雑な雇用・勤務形態が多い医療業界でも十分に活用できます。
また、マネーフォワード社が提供する他ツールとの互換性が高いのも同サービスの特徴です。連携させることで、バックオフィス周りの業務全体を効率化できます。
| 機能 | カスタム自動集計シフト管理アラート機能 |
| 料金体系 | 初期費用：無料月額費用：2,980円〜/月（6名以上の場合は1人追加毎に300円） |
| 特徴 | さまざまな雇用形態に対応可能マネーフォワード社製品と互換性が高い |
| おすすめの人 | マネーフォワード社の別製品を既に利用している担当者 |
5.AKASHI
AKASHIは、少人数から大規模組織まで幅広く活用できる汎用性の高さが特徴の勤怠管理システムです。月・年単位での変形労働時間にも対応しているため、複雑な勤務形態であっても問題なく活用できます。
また、機能の充実度毎に3種類の料金プランが用意されているのもAKASHIの特徴です。そのため、自院に必要な機能だけが搭載されたプランを安価で選択できます。
| 機能 | シフト管理36協定設定アラート機能 |
| 料金体系 | 初期費用：無料月額費用：200円〜/人 |
| 特徴 | 変形労働制に対応3種のプランから選択可能 |
| おすすめの人 | 自院に必要な機能だけを安価で導入したい担当者 |
病院における勤怠管理システムの導入事例
以下では、勤怠管理の導入によって業務効率化を実現した病院の事例を紹介します。
医療法人敬愛会
医療法人敬愛会は、主にリハビリテーション病院などの運営を行う法人です。同院では、管理ツールの複数利用による勤怠管理業務の複雑化が課題となっていました。
そこで、DONUTS社の勤怠管理ツール「ジョブカン勤怠」を導入し、バックオフィス関連の業務を1つのツールに集約します。同社のきめ細やかなカスタマーサポートも活用することで、業務効率化を実現させました。
医療法人療明会
医療法人療明会は、主に内科・消化器内科・外科などから構成される病院を運営する法人です。同院では、手書きでの勤怠管理による業務の複雑化や、医療業界独自の勤怠ルールへの対応が課題となっていました。
そこで、勤怠管理ツールの「ジンジャー勤怠」を導入します。計算ミスや確認漏れが減少したほか、スタッフの勤務意識も改善し、時間外労働時間の大幅削減を実現させました。
病院向け勤怠管理システムで勤怠管理業務をシンプルに
病院向けの勤怠管理システムを利用することで、医療業界独自の職種や働き方であっても、効率的に勤怠を管理できるようになります。ただ、機能やサポート体制、打刻手段などはシステムによって異なるため、自院に適したものを選択することが重要です。
勤怠管理ツールの導入でお悩みの方は、以下からお問い合わせください。
