クラウドサインとは？特徴や使い方、リアルな評判・口コミを解説

October 17, 2024November 22, 2024

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クラウドサインは、契約の締結から契約書の管理までをオンラインで完結できるクラウド型の電子契約サービスです。書面契約で必要な押印や郵送といった手間を減らし、契約業務の効率化を図れます。

自治体から大企業まで幅広い導入実績がありますが「実際の評判や口コミは良いの？」「どのような仕組みで電子契約を進めるの？」と疑問を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事ではクラウドサインの基本機能や使い方をはじめ、リアルな評判・口コミを紹介します。導入が適している企業や他の電子契約サービスとの比較情報もお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

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クラウドサインとは

クラウドサインは、煩雑な契約業務を効率化する電子契約システムです。交渉済みの契約書をアップロードし、取引先に承認してもらうだけで契約を締結できます。

従来の書面契約で必要だった印鑑による押印や印刷、製本、郵送といった手間が不要になるため、契約業務を効率化し、スピーディーに進められるのがメリットです。

クラウドサインは送信側・受信側ともに使いやすい機能性が魅力で、2024年2月時点で250万社以上の企業に利用されています。クラウドサインはISO27001などの各種認証制度を取得しており、高いセキュリティ基準を満たしているのが特徴です。そのため、金融機関や官公庁といった利用者からも信頼されています。

（参考：クラウドサイン｜導入社数250万社以上、累計送信件数 1000万件超の国内シェアNo1の電子契約サービスです）

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クラウドサインの運営会社

クラウドサインの運営会社は、弁護士ドットコム株式会社です。Webサービスを主事業としており、クラウドサイン以外にも弁護士ドットコムや税理士ドットコムなど、人々と専門家をつなぐポータルサイトを運営しています。

クラウドサインは、弁護士による法律監修のもと運営されているサービスなので、適法性や税務対応などあらゆるリスクを軽減できるのが魅力です。もちろん電子署名法にも準拠しており、法で定められている「電子署名」に該当すると法務省・デジタル帳から正式に認められています。電子契約に関連する法律にもしっかり対応できるため、初めて電子化をする企業でも安心でしょう。

クラウドサインの基本機能

クラウドサインには、契約業務を効率化できる便利な機能が多数搭載されています。主要な機能と特徴は以下のとおりです。

主な機能	使い方・特徴
契約の締結	・書類をアップロードして帳票を作成後、送信するだけで契約締結が完了・締結した書類は送受信者双方に電子メールで配信されるほか、クラウド上にも自動保存
電子署名・タイムスタンプ付与	・弁護士ドットコムが、PDFファイルに電子署名とタイムスタンプを付与・誰が、いつ合意したかを記録し、非改ざん性を担保
承認権限機能	・社内の承認者を送信フローに含めない限り、送信できない機能・アカウントやアクセスの権限は、フローに応じて設定可能
書類インポート機能	・紙で締結した文書をスキャンしてPDF化し、クラウドサインにアップロードできる機能・他社サービスで締結した書類も一元管理可能
AI契約書管理機能	・クラウドサインで締結した書類（インポートした書類含む）の情報を自動入力・契約開始日や終了日、取引金額、取引先名などの入力の手間を削減
検索機能	・契約書名や受信者側の氏名のほか、契約期間や金額などで過去の契約書類を検索可能
ステータス確認	・相手先の開封状況や承認状況のステータスを確認可能・取引先への催促といった必要な対策がとれるほか、契約の漏れや遅延を防止
API連携	・APIによって自社サービスとの連携も可能・100以上の外部サービスと連携でき、社内稟議のワークフローと契約締結業務の連携にも寄与

契約の締結はもちろん、契約書の承認権限設定や検索機能など、契約書の作成から保管までを簡素化できる機能が豊富に揃っています。

書類インポート機能を使えば、紙媒体で契約した契約書もクラウドサインで一元管理できるため、電子契約と書面契約が混在している場合も使いやすいでしょう。

【送信側】クラウドサインの使い方・流れ

クラウドサインの使い方は簡単で、送信側は3ステップで契約を締結できます。

まず、契約交渉済みの書類をクラウドサインにアップロードし、送付する取引先情報を入力します。宛先を入力すると帳票を作成できるため、フリーテキスト欄やチェックボックス欄、押印欄などを設定して契約書を作成しましょう。

作成した契約書はボタンひとつで送信できるので、複雑な操作も必要ありません。使い方ガイドも用意されているため、システムに不慣れな担当者でもすぐに使いこなせます。

また契約書類を送る際は、メール認証に加えて、アクセスコードによる2段階認証やアプリによる2要素認証を設定することが可能です。本人性を担保しながら契約書を送受信できるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

【受け取り側】クラウドサインの使い方・流れ

受信側は、クラウドサインを導入していなくても契約を締結できます。アカウント登録が不要で費用もかからないため、取引先にも受け入れてもらいやすいでしょう。クラウドサインで契約書を受け取る流れは以下のとおりです。

また、双方が合意して締結した書類は電子メールで配信されるので、再度契約内容を確認したいときにも便利です。

なお、クラウドサインでは以下のタイミングで電子署名が付与されます。

書類の送信時：書類を送ったタイミングで、送信者が書面に同意した記録として付与
書類への同意時：受信者が書類の内容に同意し、締結が完了したタイミングで、受信者の書面に対する同意の記録として付与
受信者の転送時（有料プランの場合のみ）：受信者が他の権限者に転送をした場合、転送を行なった受信者の記録として付与

またタイムスタンプは、受信者が契約に同意し、締結した段階で付与されます。どちらも自動的に付与されるため、特別な操作をする必要がなく、本人性と非改ざん性を保てるのが魅力です。

クラウドサインの特徴5つ

ここからは、クラウドサインならではの特徴を5つ見ていきましょう。

契約の作成・締結・管理・検索をクラウド上で完結できる
UI設計がシンプルで取引先も使いやすい
紙の契約書も一元管理できる
外部システムとの連携性が高い
法人・個人の契約に利用できる

それぞれ詳しく解説するので、他の電子契約サービスとも比較しながらご覧ください。

1. 契約の作成・締結・管理・検索をクラウド上で完結できる

クラウドサインを導入すれば、契約書の作成・送信・締結といった業務をクラウド上で完結できます。印刷・製本・郵送作業が不要になるため、契約締結までにかかる時間を削減できることがメリットです。

電子契約であれば自宅からでもすぐに署名できるため、押印のために出社する必要もありません。クラウドサインの導入は、社内のペーパーレス化やテレワーク推進にも役立つでしょう。

またクラウドサインでは、システム上で締結した書類をクラウド上で保管できます。社内の契約書を各部署で管理している場合も、書類の検索機能を使えば過去の契約書類をスムーズに探し出すことが可能です。

さらに、契約書の作成・チェックの手間を削減したい場合は、弁護士監修AIが契約書を審査する「クラウドサインレビュー」の導入もおすすめです。

2. UI設計がシンプルで取引先も使いやすい

クラウドサインはUI設計がシンプルなので、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。契約書のアップロード・帳票作成・送信・合意などもドラッグ＆ドロップで操作できます。

特に受信側は、ワンクリックで契約内容を確認・合意できるので、これまで紙媒体でのやり取りが主流だった取引先でも使いやすいでしょう。

3. 紙の契約書も一元管理できる

クラウドサインで保管できる書類は、電子契約で締結したものだけに限りません。書類インポート機能を使用すれば、紙で締結した書類もクラウドサイン上で一元管理できます。

保管方法は簡単で、紙の書類をスキャン・PDF化し、クラウドサインにアップロードするだけです。取引先の都合で書面契約した書類はもちろん、過去の書類や他社サービスで締結した書類もまとめて管理できるので、契約書の保管スペース削減につながります。

また、クラウドサインで締結した書類やインポートした書類の情報は、AI契約書管理機能によって自動入力されるため、管理にかかる手間や人為的ミスを減らせるのも魅力です。

4. 外部システムとの連携性が高い

クラウドサインは、APIによる連携性が高いのも特徴のひとつです。例えばワークフローシステムや文書管理システムなどの自社システムと連携すれば、承認・契約・管理といった流れをシームレスに連動させられます。

「Salesforce」や「Slack」をはじめ100以上の外部サービスと連携できるので、運用中のシステムと連携できないかチェックしてみましょう。API連携を活用すれば、契約業務のさらなる効率アップが期待できます。

5. 法人・個人の契約に利用できる

クラウドサインは、法人間の契約だけでなく、個人との契約にも対応しています。フリーランスの業務委託契約書や顧問契約書といった書類にも対応しているため、使い勝手が良いです。また、利用頻度の高い書類にはテンプレートが用意されており、そのまま活用して契約書を作成できます。

なお個人との契約の場合も、契約相手がクラウドサインに登録している必要はありません。受信側は、メールからクラウドサインにアクセスし、電子署名と押印をするだけで契約を締結できます。

フリーランスや小規模事業者向けの料金プランもあるので、取引相手や月の契約件数に応じて決めるのがおすすめです。

クラウドサインの良い評判・口コミ

契約業務を効率化できるクラウドサインですが、リアルな評判や口コミが気になるという方も多いでしょう。そこでここからは、実際にクラウドサインを利用しているユーザーの意見を紹介します。

セキュリティ性能が高く安心して利用できる

クラウドサインには、電子署名の暗号化や監査証跡の記録をはじめ、高度なセキュリティ機能が揃っています。具体的には以下の機能があり、契約にまつわるデータを安全に保管できるのが魅力です。

暗号化通信：クラウドサインとの通信はTLSで常に暗号化。盗聴・傍受・改ざん・なりすましのリスクを軽減
保存ファイルの暗号化：アップロードされたファイルは暗号化のうえ保存。データの漏洩や内部不正による持ち出しを防止
ファイアウォール：ファイアウォールにより、機密情報はインターネットから隔離して保管。外部のサイバー攻撃からデータを保護
バックアップ：契約書データは常に自動バックアップ。複数の施設・デバイスで多重バックアップしているため、災害時の紛失リスクを軽減
アカウント保護：設定するパスワードに対して強度のチェックを実施。パスワード認証に加え、アプリによる2要素認証も設定可能
IPアドレス制限：特定のIPアドレスのみ、クラウドサインへのアクセスを許可可能。第三者による不正利用を防止（ビジネスプラン・エンタープライズプラン限定）

実際の口コミでも「高度なセキュリティ性能が備わっている」という意見が多く上がっていました。第三者機関からもセキュリティ性能が高く評価されているため、取引先から導入の同意を得る際もスムーズでしょう。

電子署名法や電子帳簿保存にも対応しているので、セキュリティ面でも法制面でも安心できるツールです。

印刷代や郵送費などのコストを削減できた

クラウドサインを導入すれば、印刷代や郵送費などのコストを削減できます。利用ユーザーからは「収入印紙が必要なくコストカットできた」「出社の手間がかからず、時間的・労力的コストの削減につながった」との口コミが寄せられていました。

クラウドサインは電子契約システムなので、急な契約でも時間をかけず、スムーズに締結できるのが魅力です。押印や製本の手間を削減できるのはもちろん、印刷税・郵送費・紙代など書面契約にともなう費用削減にもつながります。

クラウドサインの利用には費用がかかりますが、毎月の契約件数が多い場合はコストを抑えられる可能性が高いので、費用対効果を考えてみると良いでしょう。

クラウドサインの悪い評判・口コミ

高い評価が多いクラウドサインですが、システムに不便さを感じているユーザーもゼロではありません。ここからは、クラウドサインに寄せられている悪い評判・口コミを紹介します。

送信件数が増えるほど料金が高くなる

クラウドサインの有料プランでは、月額料金に加えて送信件数ごとの費用がかかります。1件につき220円（Business・Enterpriseプランは要問合せ）かかるため、送信件数が増えるほど料金が高くなる点には注意が必要です。

口コミでも「使うほど料金が上がってしまう」「送信ミスでも料金が加算される」といった声が寄せられていました。送信したタイミングで課金されるため、書類不備によって契約を結ばなかった場合にも費用が発生してしまいます。

月の送信件数が多いと分かっている場合は、ボリュームディスカウントがあるBusinessプラン以上の契約を検討しましょう。

システム単体でのワークフロー機能がない

クラウドサインには、システム単体でのワークフロー機能が備わっていません。承認者やアクセスの権限設定はできますが、電子契約の送信前チェックや社内承認などの業務フローは設定できないので留意しておきましょう。

実際に利用しているユーザーからも「決められた流れに従う必要があるため、業務フローに合わない可能性がある」「社内の承認プロセスなどを組み込みたい」という意見が上がっていました。

自社のワークフローに合わせてクラウドサインを導入するなら、APIによる外部サービス連携を活用するのがおすすめです。「rakumo」や「My Quick」などのワークフローシステムと連携すれば、自社の業務フローにカスタマイズして契約業務を進められます。

クラウドサインの導入費用と料金プラン

クラウドサインには、以下4つの有料プランがあります。利用ユーザー数と送信件数は無制限ですが、利用できる機能に違いがあるので事前に確認しておきましょう。

スクロールできます

比較項目	Light	Corporate	Business	Enterprise
プランの特徴・おすすめの企業	個人事業主や少人数の企業向け	電子契約・書類管理の機能を完備。一般企業向け	内部統制・セキュリティ強化機能を完備	書類管理機能を完備。全社利用を想定した企業向け
月額基本料金	11,000円	30,800円	※	※
ユーザー数	無制限	無制限	無制限	無制限
送信件数	無制限	無制限	無制限	無制限
送信件数ごとの費用	220円	220円	※	※
利用できる機能	・書類作成、送信・電子署名＋タイムスタンプ・高度な認証による署名・テンプレート作成、管理・英語、中国語での契約締結・一括書類作成、送信・AI契約書管理機能（送信時）・書類情報の管理	【Lightプランの全機能＋以下機能】・AI契約書管理機能（書類インポート時）・書類インポート機能・受信者ファイルアップロード機能・マイナンバーカード署名・監査ログ・Web API ・電話サポート ※書類インポート機能は10,000書類まで無料、10,000書類を超えた場合は10,000書類ごとに保管費用11,000円/月が必要 ※マイナンバーカード署名には220円/1件の送信費用が別途発生	【Corporateプランの全機能＋以下機能】・承認権限設定・シングルサインオン・IPアドレス制限・アカウント登録制限・専任のカスタマーサクセス担当	【Businessプランの全機能＋以下機能】・メンバーグループ・キャビネット

（参考：クラウドサイン｜料金プラン）
価格は税込表示
※：要問合せ

最も安価なLightプランでも電子署名やタイムスタンプの付与が可能なので、個人事業主や小規模事業者であれば十分といえるでしょう。

しかし、Lightプランには外部連携サービスが付いていないので、自社のワークフローに合わせて運用する場合はCorporateプラン以上がおすすめです。また、サポート対応もCorporateプラン以上からとなるため、システム導入が初めてな場合はやや不便に感じる恐れがあります。

お得な無料プランあり

クラウドサインには、有料プラン以外に無料で使えるFreeプランも用意されています。以下の条件がありますが、お試し感覚で使用するのにぴったりです。

送信件数：月3件まで
ユーザー数：1名まで

フリーランスや個人事業主で月3件程度の契約書が発生する場合は、Freeプランを利用してみましょう。電子署名やタイムスタンプの付与もあるので、安心して電子契約を締結できます。

IT導入補助金の対象

クラウドサインは、IT導入補助金2024の対象システムです。IT導入補助金とは中小企業・小規模事業者を対象に、IT関連ツールの導入費用の一部を国が負担する制度で、通常枠・インボイス枠といった4つの対象枠が用意されています。

クラウドサインはCorporateプランが対象になっており、通常枠で補助金を申請することが可能です。最大450万円の補助を受けられるため、予算に限りがある企業は補助金の利用を検討してみましょう。

クラウドサインの導入事例

ここからは、クラウドサインの導入事例を紹介します。業種や事業規模の異なる3社をピックアップしました。

三井ホーム株式会社
株式会社ベイシア
りそなデジタルハブ株式会社

クラウドサインの導入前に感じていた課題や具体的な効果を解説するので、自社に適したシステムかを見極める参考にしてください。

三井ホーム株式会社

ハウスメーカーの三井ホームでは、工事ごとに発生する紙書類の削減を目的にクラウドサインを導入しました。当時、年間1万件を超える工事が発生しており、工事にともなって発生する注文書・完了報告書・工事完了承認書といった紙書類の処理に手間がかかっていたといいます。また、工事を可能な限り早く終わらせるために、書類のやり取りにかかる時間をいかにスピードアップさせるかも課題になっていたそうです。

この課題を解決するために、親会社の三井不動産が導入していたクラウドサインを三井ホームでも採用。社内システムをAPI連携できる点や、オーナー側から見てもツールの一本化にメリットが大きかったことから導入を決意されました。

なお、クラウドサインの導入後は契約締結までのリードタイムを5日から約1.5日に短縮することに成功しています。書類のやり取りのために現場まで行ったり出社したりする必要がなくなり、業務効率化はもちろん高速道路料金、ガソリン代、駐車場代などの経費削減を実現しました。

株式会社ベイシア

ベイシアは、関東圏を中心に多数のショッピングセンターを展開する企業です。多様な業態のチェーン店を抱えており、その店舗数や商品数の多さから、膨大な数の契約件数や印刷コストの負担に課題を抱えていました。

年間200万円以上かかっていたコスト削減を目的にクラウドサインを導入。シンプルな操作性や個人との契約も可能な点が導入の決め手になったといいます。

クラウドサインの導入によってパソコンやスマホで契約を締結できるようになり、業務の効率化に成功。印紙が不要になったことで、金額確認の作業が不要になったのもメリットだったといいます。

また、クラウドサインではステータス管理も可能なので、取引先への迅速なフォローが可能になり「契約締結が進まない」といった事態も防げているそうです。

りそなデジタルハブ株式会社

事業のDX推進を支援するりそなデジタルハブでは、社内のデジタル化を目的としてクラウドサインを導入しています。取引先や協業企業からの需要も相まって紙書類やサインの電子化の重要性を実感し「セキュリティの高さ」「使いやすさ」「他サービスとの連携性」を兼ね備えたクラウドサインの導入を決意したそうです。

現時点（2023年5月12日掲載時点）では、契約書でなく同意書にクラウドサインを利用しており、提携パートナーとのやり取りに重宝しているといいます。導入以降に受領した1,000件の同意書のほとんどがクラウドサインを活用したもので、電子化によって1件あたり約30分の時間短縮に成功。今まで事務作業にかけていた時間を営業活動に充てられているそうです。

クラウドサインの導入が適している企業

個人事業主から大企業まで導入実績が豊富なクラウドサインですが、特におすすめなのは以下のような企業です。

法律に準拠した、信頼性の高い電子契約システムを利用したい企業
簡単な操作で利用できる電子契約システムを導入したい企業
書面契約におけるコストを削減したい企業
自社の既存システムとシームレスに連携したい企業

クラウドサインは契約業務の電子化・効率化に特化したシステムなので、ペーパーレス化を推進したい企業や月の契約件数が多い企業におすすめです。

電子署名法をはじめとする法律に準拠した電子契約が可能なので、セキュリティ性能を重視する企業にも向いています。

また、API連携によって他のシステムと連携すれば、文書管理や契約書作成などの契約業務を一本化できるのも魅力です。紙媒体の契約書もクラウド上でまとめて保管できるので、取引先の都合で書類契約をせざるを得ない企業にもぴったりでしょう。

クラウドサインと他の電子契約システムを比較

電子契約システムには、クラウドサイン以外にもさまざまな製品があるため、どのサービスを導入するか迷う方も多いのではないでしょうか。

そこで最後に、電子印鑑GMOサイン・BtoB プラットフォーム契約書・マネーフォワードクラウド契約・freeeサインといった主要な電子契約システムの比較表を紹介します。

提供業者によって機能や特徴、料金プランに違いがあるので、自社に合ったシステムを検討してください。