電子ファイルや電子署名などを活用して契約を締結する電子契約は、建設業界の企業でも導入が可能です。書面を使用せずに契約が可能なため、コストやリソースの削減が期待できます。
しかし、建設業界で電子契約を利用するには、満たさなければならない要件や注意点があります。
本記事では、建設業における電子契約のメリットや、活用に必要な要件・注意点について解説します。記事の後半では、建設業におすすめの電子契約システムや、実際の導入事例についても解説しているため、ぜひご覧ください。
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電子契約とは？
電子契約とは、紙を利用せずにオンライン上で契約を締結することです。電子文書に電子署名をすることで法的な有効性のある契約が可能になります。
企業は電子契約を活用することで、契約業務の効率化が可能です。出社して押印したり、書類を郵送したりする手間を省けるほか、書類紛失のリスクを排除することができます。
電子契約は建設業でも利用できる？
建設業界における電子契約の利用は、建設業法19条3項にて認められています。
▼建設業法19条3項
建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。
そのため、建設業においても電子契約の活用は可能です。
建設業で電子契約が利用できるようになった背景
ここでは、建設業で電子契約が利用できるようになったきっかけとなった出来事について紹介します。
建設業法の改正
建設業で電子契約が利用できるようになったきっかけの一つは、2001年に実施された建設業法の改正です。
IT革命が起きた2000年代初期は、あらゆる書面や文書の電子化を推し進める動きが盛んになっていました。その流れを受けて建設業法が改正され、以下の条件付きで請負契約を電子契約で実施できるようになります。
- 相手方から事前承諾を得ている
- 技術的基準に適合している
ただ、この技術的基準が曖昧であったため、当時の建設業界では電子契約システムの導入がそれほど進みませんでした。
グレーゾーン解消制度の制定
建設業で電子契約が利用できるようになった背景のもう一つは、グレーゾーン解消制度の制定が挙げられます。
グレーゾーン解消制度とは、「対象の電子契約システムが、現行の建設業法で定められた技術的基準を満たしているかを照会できる制度」のことをいいます。産業競争力強化法に基づき、経済産業省の判断によって、システムの適法性が確認できます。
建設業者は、このグレーゾーン解消制度によって適法と認められたシステムを選択することで、安心して電子契約を利用できるようになりました。
現在では、以下のような契約を電子契約で締結できます。
- 請負契約
- 発注書
- 売買契約
- 賃貸借契約
- 保証契約
建設業の電子契約を利用する際の3要件
建設業で電子契約を利用する際には、以下の要件を満たしている必要があります。
- 見読性
- 原本性
- 本人性
それぞれ解説します。
見読性
見読性とは、電子データを紙でも閲覧・作成できるようになることを指します。建設業で電子契約を利用するには、契約の相手方がデータを出力し、書面でも作成できるようにしなければなりません。
また、一度に複数の人がデータにアクセスしても問題なく閲覧・出力できるようにしなければならないことにも注意が必要です。
原本性
原本性とは、電子契約で作成された契約書が、第三者によって改ざんされていないかを確認できる状態のことを指します。原本性の確認には、公開鍵暗号方式が利用されます。
公開鍵暗号方式：誰でも入手できる公開鍵と、受信者のみ入手できる秘密鍵を用いてデータの暗号化や復号化を実施する暗号方式。
電子契約の場合は、公開鍵を利用して電子契約書の暗号化を実施します。暗号化された電子契約書は、秘密鍵を利用することで閲覧が可能です。
このような仕組みを活用することで、電子契約の原本性を確保できます。
本人性
本人性とは、電子署名をした人が本人自身であるという確認が取れていることです。
本人性の確認は、以下2通りの方式で実施できます。
立会人型：2社間で電子契約を結ぶ際、電子契約事業者が第三者として電子署名をする形式。立会人が契約の締結を目撃したのと同等の法的効力を持つ。
当事者署名型：契約を実施する本人同士が直接電子署名をする形式。認証局が発行する電子証明書の添付が必須。
立会人型は手軽でそれほど手間がかからないものの、当事者署名型ほど法的効力が強くありません。そのため、重要な契約を実施する場合は、当事者署名型を利用することが一般的です。
建設業で電子契約を活用するメリット
建設業で電子契約を活用するメリットは以下のとおりです。
- 契約業務を効率化できる
- 印紙・郵送コストを削減できる
- コンプライアンスを強化できる
それぞれ解説します。
契約業務を効率化できる
電子契約は、書面での契約よりも効率的に契約業務を実施できます。
例えば、書面での契約では以下のような業務が発生します。
- 契約書の印刷
- 製本
- ファイリング
- 押印
- 収入印紙の用意
- 郵送
加えて、建設業は取り扱う書類も多く、作成や管理に手間がかかります。
電子契約ではテンプレートの活用や、オンライン上での書類管理が可能なため、契約業務を効率化できます。
印紙・郵送コストを削減できる
電子契約を活用することで、書面契約にかかっていたコストを大幅に削減できます。削減できるコストは以下のとおりです。
- 印刷コスト
- 収入印紙代
- 郵送料
- 保管コスト
- 人件費
特に、建設業は契約金額が大きくなることもあり、収入印紙代も高額です。企業規模によっては、数億円単位の経費削減に繋がることもあります。
コンプライアンスを強化できる
電子契約の導入により、セキュリティ面におけるコンプライアンスを強化できるのはメリットです。各アカウントの閲覧権限を制限できるほか、契約書の改ざんやなりすましを防止できます。
また、書面を持ち歩く必要がなくなるため、契約書の紛失リスクも軽減されます。書面での契約よりも、大幅にコンプライアンスを強化できます。
建設業での利用におすすめな電子契約システム3選
以下では、建設業での利用におすすめな電子契約システムを紹介します。
クラウドサイン
出典：クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス
クラウドサインは、導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超えを誇るクラウド型の電子契約システムです。（※参照：クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス/）
高水準のセキュリティ体制や豊富で使いやすい機能が特徴で、多くのユーザーに支持されています。
また、クラウドサインは、建設業に関連する以下のような書類や契約でも電子契約を活用できます。
- 工事請負契約
- 売買契約
- 賃貸借契約
- 保証契約
- 同意書
- 発注書
多くの外部サービスとも連携できるため、既に他社のクラウドサービスを導入している場合でも、安心して活用できます。
| 機能 | ・電子署名、タイムスタンプ付与機能 ・アカウントや権限のカスタマイズ機能 ・書類インポート機能 ・リマインド機能 ・テンプレート設定 |
| 料金体系 | ・Light：月額11,000円 ・Corporate：月額30,800円 ・Business：要問い合わせ ・Enterprise：要問い合わせ |
| 特徴 | ・高水準のセキュリティ体制 ・豊富で使いやすい機能 ・建設業における契約にも幅広く対応 |
| おすすめの企業 | ・セキュリティ性能の高いサービスを導入したい企業 ・ツールの使いやすさを重視したい企業 ・既存のシステムと連携したい企業 |
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成・締結・保存・管理といった業務を一気通貫で実施できる電子契約システムです。
同サービスでは、電子契約書のみならず、紙の契約書も同様に一元管理できます。そのため、現時点で保管すべき契約書が大量にある場合でも、安心して導入可能です。
また、ワークフロー機能など、契約に関する高度な機能も標準搭載されているのもマネーフォワード クラウド契約の特徴です。建設業界における導入実績も豊富なため、安心して導入できます。
| 機能 | ・契約書作成 ・申請、承認のワークフロー機能 ・承認ステータス管理 ・電子署名、タイムスタンプ付与 ・複数契約の同時締結機能 |
| 料金体系 | ・パーソナルミニ：月額1,408円（月額プラン） ・パーソナル：1,848円（月額プラン） ・パーソナルプラス：3,278円（年額プラン） ・スモールビジネス：4,378円（月額プラン） ・ビジネス：6,578円（月額プラン） |
| 特徴 | ・契約書の作成から管理まで一気通貫で管理可能 ・紙の契約書にも対応 ・高度な契約機能も搭載 |
| おすすめの企業 | ・紙の契約書も電子化して管理したい企業 ・高度な機能やカスタマイズ性を重視したい企業 |
PICKFORM電子契約
PICKFORM電子契約は、建設・不動産業界に特化した電子契約システムです。
建築業界出身の代表を中心に開発が進められた同サービスは、建築業界での使いやすさにフォーカスした機能やUIが特徴です。また、建築業界出身の担当者による無料の導入サポートを受けられるため、慣れていない担当者でも安心して導入できます。
| 機能 | ・電子契約 ・書類保管 ・物件管理 |
| 料金体系 | ･Standard：要問い合わせ ･Enterprise：要問い合わせ |
| 特徴 | ・建築業界に特化した機能 ・手厚いサポート体制 |
| おすすめの企業 | ・建築業界における使いやすさを重視したい企業 ・建築業界における電子契約の効果的な活用方法を知りたい企業 |
建設業で電子契約を活用する際の注意点
建設業で電子契約を活用する際は、以下の点に注意しましょう。
- 業務フローの変更が必要になる
- 取引先の同意を得る必要がある
業務フローの変更が必要になる
電子契約を導入する場合は、従来の契約業務とは異なるワークフローを組む必要が出てきます。
特に建設業では、勤続年数が長く、従来のやり方にこだわりがある従業員も少なくありません。そのような状況下で電子契約を導入する場合、従業員の説得やツールの浸透に時間がかかることもあります。
従業員の理解を得るためにも、詳細の説明や、ツールの利用に関する研修を実施するといった対策を実施しましょう。
取引先の同意を得る必要がある
電子契約の導入には、社内のみでなく、契約先の企業から理解を得る必要があります。利用の開始には事前に承諾書を取得しなければなりません。
特に、相手方企業が電子契約を導入していない場合は、導入に手間がかかるほか、不信感を持たれる可能性もあります。
そのため、以下のように、導入の理由やメリットを明確に伝えて理解を得ることが重要です。
- コスト削減
- リソースの削減
- コンプライアンスの強化
建設業における電子契約の導入事例
以下では、建設業界における電子契約の導入事例を紹介します。印紙代が不要になる恩恵は、契約数や契約金額が多い企業ほど経済的メリットが大きくなることがわかります。また、クラウドでの保存や書類のミスが減少したことも電子契約の魅力であると感じているようです。
タマホーム株式会社
タマホーム株式会社は、ハウスメーカーとして住宅の建築・販売を行う企業です。
同社では、工事請負契約の収入印紙代（印紙税）に毎年8,000万円〜9,000万円ほどかかっていました。追加変更工事請負契約の印紙代も加味すると、年間で1億円を超えるコストとなります。
そこで同社は電子契約サービスのクラウドサインを導入。収入印紙が不要になり、大きな経済的メリットにつながっただけではなく、署名の手間も最小限に抑えられるようになりました。また、クラウド上で保管されている契約書類は、いざという時にいつでも参照できる状態にもメリットを感じているそうです。
出典：お客様の手間や印紙代の負担を省き、契約書類の管理を簡単、確実に。 | 導入事例| クラウドサイン
株式会社マスターズ
株式会社マスターズは、愛知県小牧市を中心に注文住宅の販売を行う企業です。
同社では、契約業務の効率化を目的に、建築業界に特化した電子契約サービスPICKFORMを導入しました。
その結果、1契約あたり数十枚〜数百枚程度の印刷が必要だったのに対し、印刷は不要に。契約業務にかかる手間を大幅に削減できたほか、印紙代の削減も実現させました。また、契約書のミスを大きく減らせたことにもメリットに感じているそうです。
出典：「PICKFORM 電子契約」で仕様変更も安心！電子契約で請負契約や変更契約もスピーディーに ｜不動産・建築DXならPICKFORM
電子契約で建設業の契約業務をスムーズに！
企業は電子契約を導入することで、大幅な業務効率化やリソースの削減が期待できます。特に取り扱う書類が多く、契約金額も大きくなる建設業では、よりそのメリットを実感できるでしょう。
電子契約を導入する際は、要件や注意点を正確に認識し、トラブルを未然に防ぐようにしましょう。
