勤怠管理とは何をするの？仕事内容やシステム導入のメリットを解説

勤怠管理業務は、組織のスムーズな運営に欠かせない業務です。勤怠管理は重要な業務であるものの、複数のプロセスがあることから全体像の把握が難しいと感じている方もいるのではないでしょうか？

そこでこの記事では、勤怠管理ではどんな業務が発生するのかや、具体的な仕事内容について紹介します。さらに、業務効率化に役立つ勤怠管理システム導入のメリットもあわせて解説します。

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勤怠管理とは？

勤怠管理とは、労働基準法に基づいて以下のことを記録・管理する業務です。

▼勤怠管理業務で記録・管理する項目

また、勤怠管理は中小企業の場合は経営者や総務担当者が、組織が大規模で細分化している場合は労務担当者が担うことが多いです。

従業員の出退勤や休暇の取得状況を数値化して記録・管理しておくことで、従業員の労働・休憩時間を正しくマネジメントし、法律で定められた労働時間内での業務遂行を促します。

また、残業や休日出勤がどれくらい発生しているかを正しく把握することで、残業や休日出勤企業側の義務である従業員への割増賃金（いわゆる残業手当・休日手当）の未払いリスクを防ぎます。

このように、勤怠管理は適切な就業環境を維持するうえで欠かせない業務です。

就業管理との違い

勤怠管理と似た業務として「就業管理」があります。

就業管理は、勤怠管理と同じく従業員の労働時間を管理する業務ですが、管理目的が異なります。就業管理の目的は、組織で働いている従業員の間で就業時間の不均衡が生まれないよう調整することです。従業員たちが等しく就業時間と休憩時間が確保されているかを管理します。

勤怠管理の目的

勤怠管理を実施する目的は、主に以下の3つです。

▼勤怠管理の3つの目的

勤怠管理は直接企業の収益伸長につながるわけではありませんが、これらの目的を達成し、健全な組織運営を継続するうえでは欠かせない業務です。

以下でそれぞれの目的について詳しく説明します。

適切な賃金支払いの実行

従業員に正しく賃金を支払うためには、勤怠管理が欠かせません。賃金の支払いは毎月の就業状況に応じて変動します。勤怠管理業務を通じて出勤と退勤の時間や日数、休暇の取得、そして残業の発生などを正しく把握しなければ、適切な支払いができないからです。

近年は働き方改革の影響もあり、フレックスタイム制や時短勤務などの多様な働き方が徐々に浸透しています。出退勤や休日の取得が変則的な場合も多く、その分正確な勤怠管理の難易度が上がりました。

そんな中でも適切な賃金支払いを実行するためには、今一度勤怠管理のあり方を見直すことが重要です。

従業員の健康管理

勤怠管理業務は、単に従業員がどれくらいの時間働いているかを把握するためのものではありません。数値情報を元に「就業時間と休憩時間のバランスが正しく保たれているか」を確認し、従業員の健康を阻害する要因となっていないか点検するうえでも重要です。

健全な組織運営を続けていくうえで、従業員の健康管理は今や企業に強く求められる時代となっています。過労などを原因とした精神疾患や交通事故などを招かないよう、働き過ぎの兆候を早期に発見し、改善できる組織づくりが求められています。

コンプライアンスの遵守

企業の社会的信用の維持やステークホルダーとの信頼関係構築などにおいて、コンプライアンスを遵守した経営は不可欠な要素です。

勤怠管理業務は、主に労働基準法に抵触するリスクを防ぐために実施されます。法律は日々改正されており、近年では働き方改革法案の施行や関連法案の成立などの法改正がありました。

そのため、最新の労働基準法を定期的に確認すると共に、社内では常に最新の法令を遵守できる勤怠管理ルールを整備していく必要があります。

企業のコンプライアンス違反の横行がSNSで拡散され、企業が大きな批判を受けるケースもあります。このようなリスクを避けるためにも、勤怠管理業務を正確に行うようにしましょう。

勤怠管理を怠ると生じる3つのリスク

「直接的な収益には関係ないから」と勤怠管理を怠ると、大きなリスクが生じます。

担当者の認識の甘さが組織を余計なリスクに晒しかねません。気を引き締めて丁寧かつ正確な業務遂行を心がけることが重要です。

▼勤怠管理を怠ると生じる3つのリスク

1.長時間労働による生産性の低下

勤怠管理が適切に行われていない現場では、慢性的な長時間労働が発生しているケースが見られます。始業・終業の時間管理が曖昧で、終業の打刻が行われた後も不当にサービス残業を強いられるような状況は、健全な職場環境とはいえません。

たとえ休日出勤や残業に対する手当が支払われていたとしても、従業員の労働時間が法定労働時間を超えていることもあり得ます。そうなると、従業員は十分な休養が取れず本来のパフォーマンスが発揮できなくなり、生産性低下を招きます。

2.労働基準法違反による罰則

長時間労働の慢性的な発生などは、労働基準法に違反しているため直ちに是正が必要です。たとえ企業が意図せずそのような事態に従業員が陥っていた場合でも、勤怠管理業務を正しく行わなかったとして、罰則が課されることがあります。

たとえば労働基準法の定める時間外労働の上限規制に違反した場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

罰則があると知りつつも、具体的な内容までを把握しておらず、違反の重大さを認識できていない職場も見受けられます。労基法への理解を深め、違反の予防に努める事が大切です。

3.離職率の増加

勤怠管理が正しく行われていない現場では、長時間労働や正しい給与の支払いが行われないなどの事態が慢性化し、著しく従業員の就業モチベーションを減退させてしまいます。

結果的に多くの離職者を招き、優秀な人材を失ってしまったり、常に人手不足に陥り、採用コストの増大や現場のさらなる負担増大を招くといった悪循環に陥ってしまうかもしれません。

このような環境の悪化を回避するためには、勤怠管理業務を見直し、適切に遂行できる環境づくりに力を入れましょう。

勤怠管理の対象従業員

勤怠管理の対象となるのは、基本的には会社に雇用されているすべての従業員です。

つまり、勤怠管理の対象者は現場の従業員はもちろん、従業員を管理する立場にある監督官やマネージャーといった管理職も該当します。

管理者は立場上多くの業務が発生し、適切な勤怠管理が行われないケースも見られます。管理者の勤怠管理を蔑ろにすることなく、どの立場の人の権利も守られる管理システムの構築が必要です。

勤怠管理における管理項目

ここからは、勤怠管理業務の実際の管理項目を見ていきましょう。

▼勤怠管理における管理項目4つ

1.  始業時間・終業時間・休憩時間

勤怠管理業務の基本となるのが、始業時間と終業時間、そして休憩時間の3つです。賃金を正しく算定するうえでは欠かせない要素であり、それぞれ分単位で記録を行います。

またこれらの時間を記録することで実際の労働時間を計算し、時間内にどれだけのパフォーマンスを発揮できているか、遅刻や早退などの頻度はどれくらいあるのかなども記録し、配置転換や評価の際の参考とします。

2.   時間外労働時間

時間外労働時間とは、法定で定められた労働時間を超えて働いている時間はどれくらい発生しているのかを計算したものです。

終業後の残業時間、深夜帯に働いている時間、休日労働時間などは通常の労働時間とは別途計算し、割増賃金の支払いが適用されます。

3.   出勤日・欠勤日・休日出勤日

出勤日や欠勤日、休日出勤日は具体的な労働時間などとは別個に管理する項目です。

1ヶ月あたりでどれくらいの出勤と欠勤があるのか、休日出勤はどれくらい発生しているのかを日単位で把握できれば、従業員間の就業状況を比較して、適切な就業管理を実現するのに役立てられます。

4.   有給日数

有給休暇の取得は、従業員の権利です。有給がどれくらい残っているのかを正しく把握することで、従業員に有給の消化を早期に呼びかけ、業務への影響を最小限にして休暇を取得してもらうことができます。

勤怠管理業務は労働時間を正しく確保するだけでなく、休暇を正しく取得させることも役割の一つであることを覚えておきましょう。

主な勤怠管理の手法

勤怠管理を正しく実施するうえでは、以下のような手法が各社で採用されています。自社にとってどのような手段が最適なのか、以下を確認の上検討してみましょう。

タイムカード

タイムカードを使った勤怠管理は、専用のレコーダーに従業員ごとに与えられたタイムカードを読み込ませることで、出勤や退勤、休憩中などを記録する手法です。

タイムカードを使った勤怠管理は、安価に仕組みを構築しやすいのが特徴です。レコーダーとタイムカードをあてがうだけで環境が整うので、比較的簡単に勤怠管理業務を遂行できます。

デメリットは、打刻できる場所がレコーダーのあるところに限定されたり、勤怠記録のデータ管理が難しいことです。タイムカードは古典的で一般的に浸透している手法ですが、近年は後述する勤怠管理システムに移行が進んでいます。

エクセル

エクセルで勤怠管理を行う例もあります。始業時間や就業時間などをまとめて一つの表で記録し、あらかじめ組んでおいた関数に読み込ませることで、自動的に給与計算や有給残日数などを算出します。

ただ、エクセルの場合管理が手動のためケアレスミスのリスクが大きく、正確性に欠けることがあります。また、エクセルの関数を高度に扱えるスキルも求められるため、現場によっては気軽に導入しづらいこともあるでしょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、近年多くの企業が採用している便利なサービスです。勤怠管理に必要な機能がすべて搭載されたワンストップのプラットフォームとなっており、タイムカードやエクセルなどに頼ることなく、管理業務を遂行できます。

勤怠管理システムは上記二つの手法よりも導入がさらに容易で、オンライン上で管理ができ、自動で計算も行われます。詳しいメリットについては後述しますが、これから勤怠管理環境をアップデートする場合、積極的に活用したい製品です。

勤怠管理業務の課題

勤怠管理業務を正しく行おうとすると、どうしても管理者の負担が大きくなってしまいます。そのため、多くのリソースを確保するなどの必要に迫られます。具体的にどのような課題を乗り越える必要があるのか、ここで確認しておきましょう。

▼勤怠管理業務の課題

1.  集計作業負担が大きい

勤怠管理の最大の課題は、労働時間や休憩時間、日数などの集計を行うのが極めて難しいことといえます。

数人の従業員であれば手動管理でもある程度対処は可能ですが、これが数十人を超えてくると、管理者の慢性的な残業を招く原因となります。

集計作業の負担を解消できる仕組みを整備し、勤怠管理業務を是正することが必要です。

ケアレスミスの恐れがある

集計作業や賃金の計算などを人力で行っていると、ケアレスミスが発生するリスクをゼロにできません。勤怠管理で扱うデータは個人情報を含んでおり、集計データは一桁間違えるだけで重大なトラブルをもたらしてしまいます。

ケアレスミスを回避しようとダブルチェック体制を取り入れようとしても、かえって現場の負担増大につながる可能性もあります。システムを取り入れるなどして、人為的なミスを限りなく小さくできる環境にアップデートしなければなりません。

不正の恐れがある

タイムカードや手動での勤怠管理は、不正打刻などによってサービス残業の蔓延につながったり、不正な休暇の取得などに発展したりするリスクも抱えています。

不正行為が横行してしまうと、数値上は正しく勤怠管理できているはずが、実際には長時間労働やリソース配置の不均衡などを招く可能性があります。こういった事態を回避できる仕組みを整えることが大切です。

リモートワークなどにより管理が煩雑化している

近年は働き方改革の一環として、リモートワークを採用している企業も増えてきています。オフィスワークに縛られない働き方は誰もが働きやすい環境作りに有効な反面、勤怠管理の煩雑化を招いています。リモートワーク導入に伴い、少ない負担で遠隔での勤怠管理ができるような仕組み整備が必要です。

リモート環境下では意図していない長時間労働や十分な労働時間が確保されない事態も想定されるため、これらを回避できる仕組み構築に努めましょう。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理におけるさまざまな課題に対するソリューションとされるのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムの導入は、以下のようなメリットをもたらすことが強く期待されています。

集計作業を自動化できる

勤怠管理システムの導入は、集計作業の自動化を進めるうえで不可欠な存在です。Webブラウザから打刻を行えるのが主流で、システムによってはスマホやICカードを使った打刻に対応しているものもあり、あらゆる現場のニーズに応じた記録ができる機能が整っています。

記録された情報は自動的にデータベースに収集され、必要に応じて日数や労働時間などを算出してくれるため、管理者が手動で計算したりする必要はありません。

ケアレスミスのリスクが小さい

集計作業を自動化することは、業務の生産性向上につながるだけでなくケアレスミスのリスクを低減するうえでも重要な取り組みです。

手動作業の余地が極限まで小さくなり、管理者は簡単な修正作業や分析、意思決定などにリソースを割くことができます。

手動操作の権限や操作可能な範囲が狭まるため、不正打刻の余地を減らすことにも貢献します。

クラウド管理で出社の必要がない

近年活躍する勤怠管理システムの多くは、ハードウェアに依存しないクラウド形式のサービスが一般的です。

Webブラウザや専用のスマホアプリからサービスにアクセスできるため、管理者もオフィスワークから解放され、リモートワークの導入による柔軟な働き方を実現できます。

スマホアプリやブラウザからの打刻により、タイムカードを切るために出社するような負担も解消され、現場の負担削減に貢献できる仕組みです。

勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システムの導入には魅力的なメリットが複数ある反面、導入に際しては以下の点に気をつける必要もあります。

導入コストが発生する

勤怠管理システムの導入には、当たり前ですが一定の導入コストが発生します。システム導入に伴う初期費用に加え、保守運用コストの継続的な発生に備えましょう。

近年人気のクラウド型の勤怠管理システムの場合、初期費用は無料、あるいは安価な場合が多いです。一方で、月額利用料金がかかるため、利用期間中は半永久的に料金が発生します。導入時は中長期的な利用を見越した費用対効果を検討すべきでしょう。

システム運用の研修が必要になる

最新のシステムを導入しても、いきなり現場で最大限のパフォーマンスを発揮できるとは限りません。

システムを使いこなすためには使い方を身につけるための研修期間が必要なので、徐々にパフォーマンスが上がっていくことをあらかじめ想定しておきましょう。

特にこれまでデジタル製品を使ってこなかった現場の場合、勤怠管理システムを使いこなせるようになるまでは多くの時間を必要とする可能性もあるため、じっくりとパフォーマンスの改善に取り組むことが大切です。

業務フローの見直しが発生する

勤怠管理システムを導入すると、従来の勤怠管理業務のプロセスとはそぐわない点も出てくるため、調整が必要です。

場合によってはシステム導入に際し、抜本的な業務フローの刷新が求められることもあります。新しい業務環境に馴染むまで生産性が一時的に低下することも想定しておきましょう。

無料で使える勤怠管理システムはある？

勤怠管理システムは導入に際してコストが発生しますが、これを最小限に抑えるうえで有効なのが、無料の勤怠管理システムの導入です。

いくつかの製品には無料で基本的な機能を利用できるものがあり、少人数の勤怠管理を実施する場合、これで事足りることもあるでしょう。

ただ、大人数になると有料プランへの切り替えが求められることもありますし、そもそも提供されている機能が自社の求める水準に達していないケースも出てきます。勤怠管理システム導入の際には、過剰に導入初期のコストカットを意識しすぎるよりも、長期的なコストパフォーマンスを重視することをおすすめします。

勤怠管理システム選びの3つのポイント

勤怠管理システム選びにおいては、以下の3つのポイントを念頭に置くことで自社に適したサービスを選定することができます。

1.導入規模に適した製品を選ぶ

自社の組織規模に合わせた製品選びは、コストパフォーマンスを最大化するうえで重要なポイントです。

勤怠管理システムのバリエーションは豊富で、中小企業向けのものから大企業向けのものまで、非常に多様です。自社の規模に適したサービスを強みとする製品をピックアップして、選定の際の参考としましょう。

2.クラウド型とオンプレミス型の違いを把握する

勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。クラウド型のサービスはハードウェアに依存せずリモート環境でも運用できますが、既存のパッケージに自社業務を最適化する必要があり、ややカスタマイズ性に劣ります。

一方のオンプレミス型は、自社のニーズに合わせて細かく仕様をカスタマイズできる一方、導入コストが高かったり、自社でサーバーを用意したりする必要があるため、運用負担が大きくなる場合もあります。

どちらの製品が自社に最も適しているのか、よく考えて選ぶことが大切です。

3.課題解決につながる機能を備えた製品を選ぶ

勤怠管理システムは、ただ導入するだけで全ての問題が解決するという便利なものではありません。

ある程度自社で課題を把握し、課題解決を効果的に促せる機能が備わっているかどうかを理解したうえで、選定を進めることが重要です。

各製品の細かいスペックや機能を比較しながら、自社と相性の良さそうなものを選定しましょう。

勤怠管理効率化に活躍する主なシステム

勤怠管理の効率化において多くの実績を有しているシステムとしては、以下のサービスがあります。ポピュラーな製品の特徴を理解し、導入検討の際の参考としましょう。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカンは日本トップクラスの導入実績を誇る、便利な勤怠管理システムです。多様化する就業環境に対応できる万全の柔軟性を備えているだけでなく、初めてのシステム利用という方でも安心のサポート体制を備え、勤怠管理業務のDXをサポートします。

出勤管理から休暇管理までをワンストップで対応することができ、30日間無料でサービスを利用可能なため、気軽にシステム導入を進められるサービスです。

KING OF TIME（ヒューマンテクノロジーズ）

KING OF TIMEは月額300円から利用ができるコストパフォーマンスが魅力の勤怠管理システムです。あらゆる業界の勤怠管理に対応しており、生体認証やICカードなどの柔軟な打刻機能を実装できる点が評価されています。

自社の就業規則に準拠した勤怠管理を行えるため、特殊な就業ルールがある会社でも安心して使いこなせるのが便利なポイントです。シンプルな操作性で、初めてのシステム利用という方でもすぐに使いこなせるでしょう。

ジンジャー勤怠（jinjer）

ジンジャー勤怠は1万8,000社以上の導入実績がある人気の高い勤怠管理システムです。パソコンやスマホ、タブレットなどを使った打刻やシステム管理が可能で、直感的な操作性によるケアレスミスの少ない勤怠管理をサポートします。

勤怠管理に関する法改正にも自動かつ迅速に対応してくれるため、自社で設定し直す必要がないのも嬉しいところです。その他人事労務や給与管理システムとの連携で、さらなるDX化を後押しできます。

勤怠管理業務の全容を理解し、つまづきやすいポイントを解消しよう

この記事では、勤怠管理業務とはどんな仕事が発生するのか、組織においてどのような役割を果たし、どんな業務課題があるのかについて解説しました。

勤怠管理業務の課題を解決するうえで、近年多くの企業が採用しているのが専用の勤怠管理システムです。システム導入にはコストがかかるものの、多大な生産性向上効果などをもたらしてくれるため、積極的に活用したいサービスです。

まずは導入に際して自社の課題や現場のパフォーマンスを評価し、どのようなソリューションが最適なのか、検討してみることをおすすめします。