請求書受領とは?意味や業務フロー・課題・効率化する方法を徹底解説

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請求書受領は、企業間取引で重要な役割を果たす業務です。正しく請求書を受領・処理すれば、取引相手との誤解やトラブルを防ぎ、スムーズな業務進行が可能になります。

近年ではインボイス制度の導入や電子化対応が進み、「請求書受領の方法や注意点を知りたい」「業務の効率化を図りたい」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、請求書受領の意味や基本的な流れ、起こりがちな問題点などを詳しく解説します

また、請求書受領サービスの具体的な導入手順やおすすめツールも紹介するので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

請求書受領の基本フローを見直したい業務効率化やコスト削減を目指したい請求書システムの導入を検討している
上記のお悩みがある方は、こちらのボタンからお気軽にお問い合わせください。
目次

請求書受領とは?基礎知識の解説

請求書受領は、企業間取引で重要な役割を果たす業務です。ここでは、請求書受領の基本的な意味や流れを解説します。

  • 請求書受領の意味
  • 一般的な請求書受領業務の流れ

請求書受領の意味

請求書受領とは、「取引先や顧客から発行された請求書を受け取る行為」を指します
取引条件を明確にし、スムーズな取引を実現するために欠かせないステップです。

一般的な請求書の受領方法は、主に以下の2つです。

郵送紙媒体で請求書を受け取る伝統的な方法郵送に時間がかかる場合や紛失リスクに注意が必要
メール(PDF形式)現在主流の方法迅速に受け取れるが、セキュリティ対策が必要

また、請求書の受領後は以下の対応を行います。

内容確認金額、取引内容、支払い期限をチェック誤りがあれば早急に発行元へ連絡
適切な保存紙媒体はファイリング電子請求書はフォルダや専用システムで保存

請求書受領は、受領から受領後の対応までを徹底すると、トラブルを未然に防ぎ、取引をより円滑に進められます

一般的な請求書受領業務の流れ

請求書受領業務は、適切なフローを確立すると業務の効率化やミスの防止につながります。

以下は、請求書受領業務の一般的な流れです。

ステップ具体的な内容
1請求書の受領郵送またはメールで請求書を受け取り、受領した旨を取引先に通知する(例:受領通知メールの送信)
2検印・捺印の手続き必要に応じて、請求書を担当者や管理者に引き渡し、検印または捺印を取得する
3帳簿への記帳・起票請求書の内容を確認後、経理システムや帳簿に記帳し、起票を行う
4支払い承認上長または承認権限を持つ担当者による確認と承認を取得する
5支払い処理の実行銀行振込や電子決済システムを使用して、請求金額を支払う
6消込作業支払い後、請求書と支払い情報を照合し、消込処理を行う
7保存・保管請求書を紙または電子形式で保存する法令に基づき、適切な期間保管する

受領から支払いまでの手順が不明確だと、処理が滞りやすいため、記録漏れや支払いミスが発生するリスクがあります。各ステップを整理し、適切な管理体制を整えておくことが重要です。

請求書受領の際に起こりがちな問題とは?

請求書受領は、業務内容が多岐にわたるため、処理の過程でさまざまな問題が発生する場合があります。ここでは、請求書受領の際に起こりがちな問題を5つご紹介します。

  • 受領方法がさまざまで手間がかかる
  • 発行日や支払期限に関する不備が発生しやすい
  • 処理がスムーズに進みにくい
  • 紙と電子データの管理が複雑化しやすい
  • インボイス制度に対応しきれていない

受領方法がさまざまで手間がかかる

請求書は、企業によってフォーマットや送付方法が異なるので、受領時の処理に手間がかかります。自社での一貫性を保つために、受領した請求書を統一したフォーマットに変換する作業が求められるからです。

例えば、ある取引先は紙の請求書を郵送し、別の取引先はPDF形式の請求書をメールで送付してくる場合があります。受領方法が統一されていないと、自社の基準に合わせて一つひとつ手作業で処理する必要があるため、手間がかかってしまいます。

発行日や支払期限に関する不備が発生しやすい

請求書の発行日や支払期限に不備が発生しやすいことも課題の一つです。不備が発生する主な要因は、請求書フォーマットの統一ができていないことや、取引先との認識のズレです

不備の内容は、具体的に次の項目が挙げられます。

  • 発行日が取引内容と一致していない
  • 支払期限が契約条件と異なっている

こうした不備があると、確認作業や取引先への修正依頼が必要になり、業務負担が増大します。特に、支払期限の誤りは支払い遅延や信頼関係の悪化につながってしまうでしょう。

問題を防ぐには、取引先と事前にフォーマットや記載内容のルールを共有し、統一を図ることが効果的です

処理がスムーズに進みにくい

複数の請求書の処理には複数の部門が関与するため、承認プロセスが複雑化し、スムーズに進みにくいことがあります。各部門間の連携がスムーズにいかない場合、承認が滞る原因となります。

例えば、ある部門で承認が遅れると、次の工程に進むのが大幅に遅延するケースがあります。また、関与者が多いと確認漏れや手戻りが発生しやすくなり、さらに処理が滞る場合もあるでしょう。

請求書処理をスムーズに進めるためには、承認フローの簡略化や自動化ツールの導入が効果的です。関与者の役割を明確化し、プロセスを最適化すると、業務効率の向上につながります

紙と電子データの管理が複雑化しやすい

企業全体の電子化が進んでいない場合、紙と電子データを同時に扱う必要があるため、請求書処理が非効率的になりがちです。紙の請求書を受領するたびに、手作業でExcelやシステムに入力する必要があり、処理に時間がかかるだけでなく入力ミスのリスクをともないます

例えば、ある取引先からは紙媒体で請求書が郵送され、別の取引先からはPDF形式で送られる場合、両方に対応する手間がかかります。

この問題を解決するには、紙媒体も含めた請求書の一元管理を可能にする仕組みの導入を検討するといいでしょう。

インボイス制度に対応しきれていない

インボイス制度に適切に対応できていない場合、経理担当者に大きな負担が発生し、業務効率が低下する可能性があります

インボイス制度に対応した適格請求書には、従来の請求書とは異なる新たな記載項目が追加されるためです。

請求書作成や保管の方法も変更されるため、経理担当者はこれらの新しいルールに適応しなければなりません。

このような法改正があると、請求書の書式を更新したり、システムを変更したりする必要があります。法改正が行われるたびに発生するため、経理担当者には継続的な業務負担となります。

インボイス制度への対応を効率化するためには、適格請求書に対応したシステムを導入し、自動化を進めることを検討しましょう

請求書受領サービスとは?

請求書受領サービスは、企業間取引で発生する請求書に関連する業務を電子化し、効率化を図るためのツールや仕組みを提供するサービスです。

請求書を紙媒体で受け取る従来の方法から、デジタル化された処理に移行すると、業務負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐ効果が期待できます。

請求書受領サービスは、受領方法や運用形態に応じてさまざまな種類が存在します。

ここでは、具体的なサービスタイプと特徴をご紹介します。

  • 請求書の受領を一括代行してくれるサービス
  • 自社内で請求書を電子データ化するサービス
  • 取引先と共有して運用するサービス

請求書の受領を一括代行してくれるサービス

請求書受領を一括代行してくれるサービスは、請求書処理にかかる作業負担を軽減します。ヒューマンエラーの防止にもつながるため、多くの企業におすすめです。

一括代行サービスでは、取引先から送られてくる請求書を受け取り、データ化や保管、廃棄まで一括で対応します

主な特徴は、次のとおりです。

  • 紙の請求書やPDF形式の請求書を一括でデータ化する
  • 必要に応じて、倉庫で一定期間の保管が可能
  • 保管期間終了後に廃棄処理を行う
  • 指定先への送付にも対応可能(サービス会社による)

請求書処理にかかる負担を軽減し、ミスを防ぎたい企業にとって、受領代行サービスは最適な解決策です。

自社内で請求書を電子データ化するサービス

自社内で請求書を電子データ化するサービスは、作業負担の軽減とコスト削減を両立できます。自社リソースを活用して電子請求書や紙の請求書を一元管理できるため、外部サービスに依存せず、効率的な運用が可能です

請求書電子データ化の流れのイメージは次のとおりです。

電子請求書そのままシステムに保存し、手間なく処理可能
紙の請求書スキャンして画像化するシステムにアップロードするOCR機能で自動データ化を行う

電子データ化サービスは、大量の請求書を一定のフォーマットで効率良く処理する必要がある企業や、コストを抑えて業務を進めたい企業に特におすすめです。請求書受領システムの導入で、データ化をスムーズに行い、業務効率化とコスト削減を実現しましょう。

取引先と共有して運用するサービス

取引先と共有して運用する請求書受領サービスは、業務連携を強化し、請求書業務全体の効率化ができます。このサービスは、取引先が同じ請求書受領サービスを利用していることを前提としており、紙と電子データの両方を一元管理できる仕組みです

取引先と共有して運用する請求書受領サービスの利用のメリットは、次のとおりです。

紙と電子データの統合管理紙の請求書も電子データに変換し、システム上で一元管理できる
業務連携の強化取引先と共通のプラットフォームを利用することで、情報共有が簡単になる
効率化の実現請求書の確認や処理が迅速化し、業務全体の流れがスムーズになる

取引先と共有して運用する請求書受領サービスは、取引先との連携を深めながら、請求書処理の効率化を目指す企業に最適な解決策です。

請求書受領サービスを導入する5つのメリット

請求書受領サービスは、業務効率化や法令対応、柔軟な働き方の促進など、多くのメリットがあります。

ここでは、請求書受領サービスを導入する代表的なメリットを5つ解説します。

  1. 業務の効率化とコスト削減できる
  2. メール対応の時間短縮による生産性が向上する
  3. データの正確性が向上し人的ミスの防止につながる
  4. 最新の税制改正や法改正にも自動対応できる
  5. リモートワークなどの多様な働き方に対応できる

それぞれのメリットをさらに詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.業務の効率化とコスト削減できる

請求書受領サービスのメリットは、業務効率化による時間短縮と、コスト削減の実現です。請求書受領にともなう入力作業などの手間を削減できるため、自社全体の負担が軽減されます

例えば、紙の請求書を電子データ化すると、手作業での入力時間を大幅に短縮できます。また、データ化により入力ミスが減少するため、確認や修正作業にかかる時間も削減可能です。

業務効率化が実現すると、時間とコストが削減され、自社全体の負担が軽減されるでしょう。より重要な業務にリソースを集中できるので、企業のさらなる発展にもつながります

2.メール対応の時間短縮により生産性が向上する

請求書受領サービスの活用によって、受領メール対応にかかる時間が短縮され、生産性が高まります。あらかじめ設定したフォーマットをもとに、受領メールを自動送信する機能があるため、手動での対応が不要になるためです。

また、受領した請求書の情報が自動入力されることで、入力作業にかかる手間も削減されます。
受領メール対応の自動化により、業務の効率化と生産性の向上が期待できるでしょう。

3.データの正確性が向上し人的ミスの防止につながる

請求書受領サービスを活用すると、データの正確性が大幅に向上し、人的ミスのリスクを未然に防げます。

請求書受領サービスは、請求書の受領から会計システムへの仕訳入力までを自動化可能です。

例えば、手作業で請求書を入力していた場合、数字の打ち間違いや入力漏れなどのミスが起こりがちです。しかし、請求書受領サービスを利用すれば、正確にデータを処理できるため、確認作業や修正にかかる時間も削減できます。

請求書受領サービスの導入は、データ処理の正確性を向上させ、業務効率化と信頼性の向上を同時に実現できるでしょう

4.最新の税制改正や法改正にも自動対応できる

請求書受領サービスを活用すれば、税制改正や法改正にも自動で対応できるため、手間をかけずに最新の法令に準拠した運用が可能です。電子帳簿保存法やインボイス制度のように、法改正が行われると、そのたびに書式を修正する必要があるので、多大な時間とコストがかかります。

請求書受領の自動化により、次の効果を得られます。

  • 法改正に応じた自動アップデート
  • 書式修正の手間が不要
  • システム改修のコスト削減

法改正に自動対応できるため、自社リソースの負担を大幅に軽減でき、安心して業務を進められるでしょう。

5.リモートワークなどの多様な働き方に対応できる

請求書受領サービスを活用することで、リモートワークを含む柔軟な働き方に対応可能な環境を整えられます。業務を電子化すると、従業員は場所にとらわれずに請求書処理などの業務対応が可能です

例えば、請求書の受領から処理までをオンラインで完結できる環境が整うと、リモートワークが実現します。また、場所を問わずに業務を進められるため、作業の遅延を防げるでしょう。

柔軟な働き方が可能になると、従業員は仕事と生活のバランスを取りやすくなり、ワークライフバランスの改善が期待できます。職場への満足度が高まり、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう

おすすめの請求書受領サービスツール5選

請求書受領サービスの導入は、請求書処理にかかる手間を大幅に削減し、業務の効率化やコスト削減を実現できます。

ここでは、さまざまな請求書受領サービスの中から特におすすめの5つをピックアップし、それぞれの特徴やメリットを詳しく解説します。

  1. バクラク請求書受取
  2. 楽楽請求
  3. invox受取請求書
  4. BillOne
  5. マネーフォワード クラウド請求書

自社の業務課題に合ったツールを選び、効率的な請求書処理の仕組みを整えましょう。

1.バクラク請求書受取

出典:バクラク請求書受取

バクラク請求書受取は、株式会社LayerXが提供する請求書受領システムです。

請求書の受領からスキャン、データ化、仕訳作業、支払処理までをAIが自動化し、一元管理可能です

これまでにシリーズ累計で10,000社(2025年1月現在)の企業が導入しており、幅広い業種で活用されています。また、サービス継続率は99%以上を誇り、信頼性の高さと満足度が裏付けられています。経理業務の作業量を80%削減した実績(請求書枚数が100〜200枚の場合)もあり、効率化を求める企業に最適なソリューションです。
(出典:バクラク請求書受取|選ばれる理由

バクラク請求書のおすすめポイント

・請求書の受領から仕訳、支払いまでを一括で処理
・過去の仕訳データをもとに学習し、入力作業をさらに自動化
・部門横断型の承認フローで大企業でもスムーズな運用が可能
サービス名バクラク請求書受取
サービスの種類自社内で請求書を電子データ化するサービス
主な対応機能AI-OCR自動読み取り会計ソフト連携支払金額レポート仕訳学習機能ワークフロー機能
対応法令インボイス制度電子帳簿保存法
料金プラン(税抜)月額40,000円~(年間契約、12ヶ月分一括払い)処理件数や利用環境に応じた個別見積もり対応

バクラク請求書受取は、請求書処理を効率化するだけでなく、コスト削減や従業員の負担軽減を可能にします。組織内の承認プロセスが複雑な企業や、請求書処理件数が多い大企業や中規模以上の企業におすすめです

2.楽楽精求

出典:楽楽請求

楽楽請求は、株式会社ラクスが提供する請求書受領システムです。

紙やPDFで届く請求書を電子化・一元管理し、データ化や仕訳作業、支払処理を自動化します

導入企業は、累計83,000社以上(※2024年3月末時点・ラクス全体のサービス導入実績)に上り、経理業務の効率化と作業時間の大幅削減を実現しています。
(出典:楽楽請求|「楽楽請求」の4つの特長

楽楽請求のおすすめポイント

・承認フローを柔軟にカスタマイズできる
・初期費用が高めだが、大量の請求書処理に対応可能
サービス名楽楽請求
サービスの種類自社内で請求書を電子データ化するサービス
主な機能請求書の受領から電子化、データ化仕訳、支払処理を自動化紙・PDFの請求書を一元管理会計ソフト連携(CSV出力)振込データ自動生成仕訳自動生成
対応法令インボイス制度電子帳簿保存法
料金プラン(税抜)初期費用:100,000円
月額費用:35,000円~(請求書枚数に応じて変動)
詳細な料金は請求書枚数や利用規模に応じて個別見積もり対応

楽楽請求は、請求書処理件数が多く、会計ソフトとのスムーズな連携を求める中小企業〜大企業におすすめです

3.invox受取請求書

出典:invox受取請求書

invox受取請求書は、株式会社invoxが提供する請求書受領システムです。

紙やPDF、デジタルインボイス形式の請求書を電子化し、データ化、仕訳処理、支払業務までを一元管理で自動化します

累計導入企業数はシリーズ累計30,000社以上(2024年11月時点)に達し、業界最安水準の価格で提供されているのが特徴です。また、請求書処理にかかる作業時間を80%(※)削減した事例があり、経理業務全体の効率化と精度向上につながります。
※ 東京都 DX推進実証実験プロジェクトで導入企業5社に対するビフォーアフターの工数計測に基づいて算出
(出典:invox受取請求書

invox受取請求書のおすすめポイント

・AI-OCR技術とオペレータ確認の組み合わせで、請求書のデータ化精度を99.9%以上に向上
・紙請求書のスキャン代行により、物理的な作業負担を軽減
・小規模企業から大規模企業まで対応可能な料金プラン
サービス名invox受取請求書
サービスの種類請求書の受領を一括代行してくれるサービス
主な機能形式を問わず紙・PDF・デジタルインボイスを一元管理クラウド上で処理・確認が可能でリモートワークにも対応紙請求書のスキャン・自動データ化請求書確認・承認フローの設定全銀フォーマットでの振込データ生成仕訳データの自動生成
対応法令電子帳簿保存法:スキャナ保存・電子取引保存対応インボイス制度:登録番号自動読み取り・照合機能
料金プラン(税抜)ミニマムプラン:月額980円~
ベーシックプラン:月額9,800円~
プロフェッショナルプラン:月額29,800円~(初期費用は無料。データ処理料金は別途必要)

invox受取請求書は、リソース不足で外部委託を活用したい中小企業や、バックオフィスを小規模で運営する企業におすすめです

4.Bill One

出典:Bill One

Bill Oneは、Sansan株式会社が提供する請求書受領システムです。
紙、PDF、メールなどの請求書をオンラインで受領し、データ化、支払い申請・承認、仕訳処理までをクラウド上で一元管理します

請求書業務にかかる作業時間を80%削減(請求書500枚を受領する場合 Sansan株式会社「請求書に関する業務の実態調査」(2021)より算出)した事例があります。
(出典:Bill One|請求書業務にかかるコストを大幅に削減

Bill Oneのおすすめポイント

・操作が簡単なので、全社員が使いやすい
・導入から運用開始後まで、専任の担当者が伴走してサポート
・データ化精度が高いので、効率的な処理が可能
サービス名Bill One
サービスの種類請求書の受領を一括代行してくれるサービス取引先と共有して運用するサービス
主な機能シングルサインオン、2要素認証の万全なセキュリティ対策請求書のデータ化(99.9%の精度)支払い申請・承認フローのデジタル化請求書の一覧表示・検索請求書発行機能
対応法令インボイス制度電子帳簿保存法
料金プラン個別見積もり

Bill Oneは、請求書処理を一元化したい、セキュリティを重視する中規模以上の企業におすすめです

5.マネーフォワード クラウド請求書

出典:マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが提供する請求書作成・管理システムです。見積書や納品書、請求書、領収書の作成から送付、ステータス管理までを一元管理で効率化します

入金ステータスを一覧で確認できるため、請求漏れや回収漏れを防ぐことで業務の精度向上に貢献しています。

マネーフォワード クラウド請求書のおすすめポイント

・初めてクラウド請求書サービスを利用するユーザーでも迷わないシンプルな設計
・紙の請求書を郵送する場合、郵送代行機能を活用し、印刷、封入、郵送を1通あたり160円~可能
・入金状況をステータスでひと目で把握でき、未入金の請求漏れを防止
サービス名マネーフォワード クラウド請求書
サービスの種類取引先と共有して運用するサービス自社内で請求書を電子データ化するサービス
主な対応機能見積書、納品書、請求書、領収書の簡単作成・変換一括メール送信・郵送郵送代行入金ステータス管理クラウド会計・確定申告と仕訳を自動連携
対応法令インボイス制度電子帳簿保存法
料金プラン(税抜)スモールビジネスプラン:2,980円/月(年額)
ビジネスプラン:4,980円/月(年額)
マネーフォワード クラウド請求書Plus:別途問い合わせ

マネーフォワード クラウド請求書は、初期コストを抑えつつ、請求書管理を効率化したい中小企業におすすめです

請求書受領サービス導入の手順

請求書受領サービスの導入は、業務効率化やコスト削減だけでなく、法令対応やリモートワーク環境への適応もスムーズに進められます。

しかし、導入プロセスを適切に進めないと、期待する効果が得られない場合があります。そのため、現状の課題を把握し、自社に最適なツールを選定したうえで、段階的に導入を進めることが重要です

ここでは、請求書受領サービス導入の具体的な手順を4つのステップに分けて解説します。それぞれのステップで注意すべきポイントや効果的な進め方を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

  1. 導入準備|現状の課題を洗い出す
  2. サービス選定|業務に適したツールを比較・検討
  3. テスト運用|スモールスタートで確認
  4. 本格導入|業務全体にサービスを展開

導入準備|現状の課題を洗い出す

請求書受領サービス導入を検討したら、まず現状の課題を明確にし、解決するために必要な機能をリストアップしましょう
現状の課題を正確に把握しないまま導入してしまうと、サービスの機能が実際の業務と合わず、効率化を十分に実現できない可能性があるためです。

課題の洗い出しは、以下の方法を活用するといいでしょう。

  • アンケート調査
  • ヒアリングセッション
  • 業務フローの可視化
  • 過去データの分析

上記の方法を活用すると、以下のような課題があがる可能性があります。

  • 紙の請求書が多く、手作業による処理に手間がかかっている
  • 請求書の処理件数が多く、現状のリソースでは対応しきれない
  • 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が必要だが、現行システムでは対応が難しい

課題の正確な把握が、業務の効率化に向けた請求書受領サービス選定に重要です。

サービス選定|業務に適したツールを比較・検討

自社の課題解決に最適な請求書受領サービスを選定するためには、複数のサービスツールとの比較検討が重要です。具体的な比較項目をリスト化すると適切な判断がしやすくなります。

ツール選定を適当に行うと、自社の課題に合わない機能や不要なコストが発生するリスクがあります。一方で、比較を十分に行えば、業務効率化やコスト削減に直結するツールを選ベるので、導入後の満足度が向上するでしょう

サービスを選定する際に比較すべきポイントは、以下のとおりです。

サービス内容データ化精度、スキャン代行、法令対応機能の有無
費用・コスト初期費用や月額費用を含めたトータルコストを把握する処理件数に応じて料金が変動する場合は注意が必要
サポート体制サービス導入後のサポート内容を確認するトラブル発生時の迅速な対応や、初期設定のサポートが提供されているかが重要
他のシステムとの連携既存の会計ソフトや業務管理システムとのスムーズな連携が可能かを確認するCSV出力やAPI連携の有無もチェック

以下のような表を作成して比較すると、選定プロセスがスムーズになります。

比較項目サービスAサービスBサービスC
サービス内容データ化機能〇スキャン代行×データ化〇・代行〇
費用(税抜)初期費用50,000円月額20,000円月額30,000円
サポート体制24時間対応平日9時~17時初期設定サポート〇
システム連携会計ソフト連携〇API連携×会計・業務管理〇

自社の課題に対応できるツールを選定するために、サービス内容や費用、サポート体制、連携機能を比較しましょう。表を活用して情報を整理すると、最適なツール選定が可能となり、導入後の成果を最大化できます。

テスト運用|スモールスタートで確認

サービス導入後のスムーズな稼働を実現するためには、スモールスタートでテスト運用を行い、実際の運用で想定される問題点を確認しておきましょう。

本格導入前に稼働状況や課題を把握しておくと、エラーや環境の不具合を未然に防止可能です。また、関係部署での確認を通じて、全社的に運用しやすい体制を整えられます。

テスト運用時には、以下のポイントを確認します。

環境の確認サービスが現行システムや業務フローに適合しているかを確認(例:会計ソフトや管理システムとの連携がスムーズに動作するかどうか)
エラーの洗い出し実際の業務データを使用してテストし、予期しないエラーや不具合が発生しないかを確認請求書のデータ化の精度や処理速度に問題がないかを重点的にチェック
関係部署で確認経理部門だけでなく、請求書を取り扱うすべての部署がサービスを利用可能かを確認操作に対する意見やフィードバックを集め、運用方法を調整

稼働環境やエラー、関係部署での適合性を事前に確認しておくと、導入後のトラブルを抑えられます。

本格導入|業務全体にサービスを展開

受領サービスを本格的に運用するためには、全社的な準備と体制の構築が重要です
特に新しい業務フローやシステム操作について十分な理解がないと、現場でのエラーや業務の滞りが発生する可能性があります。

本格導入に向けて行うべき具体的な準備は以下のとおりです。

会社用業務フローの作成新しいサービスを取り入れたあとの業務プロセスを可視化し、会社全体で共有
全体説明会の実施社員全員を対象にサービス導入の目的や概要を説明サービス利用に対する理解を深め、抵抗感を軽減する
操作トレーニング関係部署の従業員を対象に実際の操作手順を学ぶトレーニングを実施
本格導入
導入後の進捗確認定期的に各部署の進捗状況を確認し、課題や不明点をヒアリング必要に応じてサポートを追加提供し、業務フローの調整を行う

適切な導入プロセスを踏むと、業務全体へのスムーズな展開を実現できるでしょう。

請求書受領に関するよくある質問

請求書の受領メール返信のタイミングは?

請求書を受け取ったら、可能な限り迅速に「確認しました」と返信するのが理想的です。
取引先に安心感を与え、業務の進行がスムーズになります。

また、迅速な対応は、信頼関係を深めるだけでなく、取引の透明性を確保するためにも重要です。遅延やミスを防ぐための一歩としても役立ちます。

必要事項が記載されていない請求書を受領した場合はどうすればいい?

必要事項が記載されていない請求書を受領した場合は、速やかに取引先に連絡し、訂正または補足を依頼しましょう。不備のある請求書をそのまま処理すると、税務リスクが生じる可能性があるためです。

例えば、請求書に登録番号が記載されていなかったり、税率ごとの金額が記載されていなかったりする場合、控除が適用されない可能性があります。
記載漏れが発覚した場合には、取引先に対して不足している情報を具体的に指摘し、再発行や補足を速やかに依頼してください。
請求書の不備は、税務リスクにつながる可能性があるため、安全かつ正確な業務運用を心がけましょう。

インボイス対応の請求書受領時に注意するべきことは?

インボイス対応の請求書を受領する際は、登録番号の有効性を確認し、必要な記載項目が揃っているかを慎重にチェックする必要があります

特に以下の点は、注意して確認しましょう。

  • 請求書に記載された登録番号が有効か、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で確認
  • 請求書の発行者名(屋号)が公表サイト上の名称と一致しているかを確認

登録番号が間違っていたり、名称が一致しない場合は取引先に連絡し、正しい情報を提供してもらう必要があります

インボイス対応の請求書を受領した際は、記載事項を正確に確認すると、仕入税額控除を確実に受ける準備が整います。

請求書受領の業務を効率化し、スムーズな運用をしよう

本記事では、請求書受領の基本的な流れや起こりがちな問題点、請求書受領サービスのおすすめツールなどを詳しく解説しました。

請求書受領サービスの導入は、業務効率の向上やコスト削減を実現できるだけでなく、法改正への迅速な対応や、柔軟な業務環境の構築が可能です

請求書受領サービスにはさまざまな特徴や強みがあるため、自社の課題や業務フローに最適なサービスの選定が重要です。「どのサービスが自社に合っているか分からない」という場合には、専門家のアドバイスを受けることも検討してみてください。

自社に適した請求書受領サービスを導入し、業務効率化やコスト削減を実現しましょう。

請求書受領の基本フローを見直したい業務効率化やコスト削減を目指したい請求書システムの導入を検討している
上記のお悩みがある方は、こちらのボタンからお気軽にお問い合わせください。
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