ビジネスの現場で、資料作成に多くの時間を取られていませんか？企画書やプレゼン資料、報告書など、どれも欠かせない作業ですが、果たしてその時間は本当に生産的でしょうか。

「見た目を整えるだけの単調な作業や、繰り返し行う編集作業を減らせたら、その分を本当に重要な業務に充てられるのに…」と感じることも多いはずです。

本記事では、受け手に伝わる内容をスピーディに作るための具体的なアプローチを解説します。単なる「時短」ではなく、質とスピードを両立する新しい方法を一緒に考えてみましょう。

※ChatGPTのDALL·E3 で生成

資料作成時間を短くするために減らすべきこと

そもそも、資料作成に時間がかかるのは、実際の作成時間ではなく「悩んでいる時間」が大半を占めているからです。どんな内容を盛り込むか、どの順序で伝えるか、どのデザインが適切か…の判断に時間を取られているのです。

つまり、以下の3点に集約されます。

１．目的が曖昧なまま作業を始める
「何を伝えたいのか」が不明確な状態で始めると、方向性がぶれ、何度も修正が必要になります。伝えたいことが広がりすぎたり、重要なポイントが抜け落ち、伝わりにくい資料になる原因です。最初に「目的」や「伝えたい核」を明確にすることが資料作りの基本です。

２．デザインやレイアウトに手間をかけすぎる
配色やフォント、図表の配置などに時間をかけすぎて、肝心の内容がおろそかになっていませんか？デザインと内容を同時進行すると効率が下がります。まずはメッセージに集中し、デザインは最後に仕上げましょう。

３．最終完成形（型）をイメージしていない
議事録や企画書、提案書など、資料には必ず「型」が存在します。型をイメージできれば、それに沿って作成するだけでスムーズに進められます。型を意識せずゼロから考えると、構成で迷い無駄な労力を使う原因になります。

たとえば、提案書なら「課題の明確化 → 解決策の提示 → 効果の説明」という基本構成を意識すれば、必要な情報を効率的に整理し、完成までの道筋をスムーズに描けます。

資料を作るスピードはその人の能力よりも、”上記3点が作業前にできている”かどうかで決まります。資料作成が早い人は、要素が整理できて完成イメージを掴んでいるため、迷うことなく作業に取り掛かれているだけです。

読み手の期待に応えるために確認すべきこと

 

資料作成は､｢伝えたいことが、伝えたい人に、過不足なく伝わる」ことが本質です。以下の2つを意識するといいでしょう｡

１．目的を明確化する
何をいまさらと思うかもしれませんが、「目的（誰の何のための資料か）」を言語化しましょう。以下の3つのどれかに当てはまると思います。

・共有：データや事実を正確に伝え、関係者に現状を共有する
　◦例: 月次報告書、プロジェクト進捗レポート、調査結果のレポートなど
・説得：提案やプレゼンで相手に納得してもらい、行動を促す
　◦例: 提案書、営業プレゼン資料、投資家向けピッチ資料など
・教育：知識やスキルを伝え、受け手の理解を深める
　◦例: 新人研修マニュアル、社内トレーニング資料、外部向けセミナー資料など

２．受け手の視点に立つ
「誰が読むのか」「読み手は何を知りたいのか」を考えます。経営層向けなら要点を簡潔にまとめるべきですし、現場担当者向けなら具体的な手順や詳細なデータが必要になります。期待や立場に応じて内容と構成を調整することで、期待に沿った資料に仕上げられます。

たとえば、以下のような質問を自分に投げかけてみてください。

・受け手の立場や背景は？（経営層、現場担当者、クライアントなど）

・受け手が最も知りたいことは？（現状、解決策、メリットなど）

・受け手に理解しやすい表現や形式は？（図解、箇条書き、ストーリー形式など）

生成AIで資料作成するプロセス

 

抽象論が続いたので、ここからは生成AIと一緒に資料を作ってみましょう。
たとえば、以下のような新規事業案のプレゼン資料を社内の経営陣向けに作るとします。

新規事業案:
地元で収穫した新鮮なお米で作ったおにぎりを、移動販売車で提供する「Rice on Wheels」という業態を企画｡まずは､テスト出店の合意を取り付けたい｡

まずは『新規事業のプレゼン資料の基本構成を出して』とChatGPTに投げると、このように整理されて返ってきます。
↓

上記要素をパッと思いつくのは大変なので、そこをChatGPTに助けてもらいました。

これで全部か？と不安なら、追加で『新規事業のプレゼン資料でカバーすべき要素は他にはないか？』と質問すれば、以下のように追加してくれます。必要に応じて採用しましょう。

骨子ができれば大枠が固まるので、あとは情報を埋めていくだけです。

次に『「Rice on Wheels」のビジネス案をさっきの構成に当てはめて』と投げると、以下のようにまとめてくれます。
↓

ChatGPTが独断でビジョンを描いたり、成長予測をしていますので、そのままは使えませんが、ベースの文章があると、あとは各項目を自由に付け足したり、補足すればいいだけなので、ずいぶんと楽に感じるでしょう。

※ほんとに短いプロンプト1文でここまで出してくれますが､前提をしっかり固定したい場合は､詳しい前提条件を記載すべきと思います｡

あらゆる資料作成に共通する「型」の重要性

 

プレゼン資料以外のあらゆる資料作成で、この方法は使えます。報告書、議事録、セミナー資料、商品説明、研修資料、月次レポート、営業資料、ホワイトペーパー….全てに型があるのでそれを整理し、埋めるだけ。繰り返しますが、型さえ見つければ仕事はほぼ終わったも同然です。そして、その型さえも生成AIと共に作ればいいのです。

きれいなスライドに落とし込みたければ、CanvaやGPT for Slides等の専用ツールを使えばよいでしょう。ただ、本記事のテーマからは外れるので割愛します。

さて、タイトルに「資料作成が3倍速くなる」と入れましたが、じつは控えめに表現しています。筆者は生成AIのビフォーとアフターで「10倍は加速した」実感があります。資料作成はさっさと終わらせ、生成AIにできない創造的な仕事に取り組むべく、ぜひ業務に取り入れてみてください。